10 bonnes pratiques pour créer des horaires comme un pro avec Voilà!

Avouons-le, gérer des horaires peut être tout un casse-tête.

De la gestion des remplacements de dernière minute à la création d’horaires récurrents, cela peut rapidement devenir interminable.

Même apprendre à utiliser un nouvel outil de gestion des horaires demande quelques minutes de votre journée que vous ne semblez pas avoir (On promet que cela demeure très rapide!).

Vous vous y reconnaissez?

Nous sommes tous passés par là, c’est pourquoi nous voulons vous aider!

Pour vous aider à tirer le maximum de votre expérience de gestion des horaires, voici 10 meilleures pratiques pour gérer vos horaires comme un pro:

#1 Gardez une équipe globale

La clé derrière l’efficacité de Voilà! est sa capacité à segmenter les employés en sous-groupes afin que vous ne vous perdiez pas de temps à naviguer les horaires de l’ensemble de votre entreprise simultanément.

Cependant, il y a des moments où vous souhaitez communiquer et relayer des informations à toute votre équipe (comme la planification du souper de Noël).

Dans ces cas, nous vous recommandons de conserver au moins une équipe gérée par un administrateur et incluant tous vos employés.

Vous pouvez également ajouter une position globale, comme «Employé» au sein de cette équipe à des fins similaires. 

#2 Mais assurez-vous que votre entreprise est organisée en sous-groupes

L’une des plus importantes pertes de temps est d’essayer de tout faire en même temps.

Nous savons tous que le multitâche n’est pas productif.

C’est pourquoi l’utilisation de filtres pour gérer vos horaires et travailler sur un département ou une position à la fois, est si efficace.

Vous pouvez ensuite organiser votre travail en regroupant les employés par équipes, par position ou par lieu.

Cela peut sembler un travail supplémentaire, mais vous verrez rapidement les importants gains de temps que cela vous apportera.

#3 Impliquer les employés dans le processus

Voilà! a été créé avec la mission d’impliquer les employés dans le processus de gestion des horaires.

Laisser vos employés créer l’ensemble de leurs horaires vous sonne risqué à première vue?

Le niveau d’engagement et l’impact positif qui en découlent en valent toutefois la peine.

Une fois que vous serez confortable à augmenter leur autonomie, vous remarquerez que de créer quelques quarts ouverts dès le début vous fera économiser beaucoup de temps perdu à gérer ces quelques quarts qui ne trouvent jamais preneur.

De plus, vous commencerez à identifier les employés qui souhaitent avoir plus de quarts, ce qui les incitera à revenir plus souvent sur l’application.

Ils resteront donc activement engagés dans la gestion de leur horaire.

#4 Concentrez-vous sur ce qui compte le plus

Avez-vous déjà entendu parler de la règle de Pareto?

En un mot, la règle des 80-20 maintient que 80% de votre attention devrait se concentrer sur seulement 20% des informations qui vous est disponible.

Par conséquent, il est important savoir où concentrer cette précieuse attention.

Heureusement, Voilà! souligne toute irrégularité sur vos feuilles de temps, qu’il s’agisse d’une absence, d’un retard ou d’heures supplémentaires à gérer.

De cette façon, vous pouvez les ajuster selon vos besoins, sans perdre de temps à regarder les nombreuses entrées correspondant à l’horaire initial.

Pas besoin d’approuver les entrées, qui sont exactement comme prévu!

 

#5 Ajustez vos paramètres de tolérance du poinçon

Chaque entreprise a sa propre politique de poinçon. Il est donc important de vous assurer que vos paramètres Voilà! reflètent celles-ci.

Utilisez la tolérance de poinçon si :

✅Vous payez jusqu’à quelques minutes de plus si un employé arrive en avance.            

L’ajout de la tolérance leur permettra de pointer à la minute exacte où ils entrent au travail.

N’utilisez pas la tolérance de poinçon si:

❌ Vous voulez payer à l’heure / demi-heure prêt et vous voulez éviter d’ajuster les feuilles de temps pour arrondir toutes les entrées.

Le retrait de la tolérance gardera les choses uniformes et permettra à l’employé qui pointe une minute à l’avance de s’enregistrer à l’heure exacte de son quart de travail.

À noter : Les arrivées tardives ne sont jamais arrondies pour vous assurer de remarquer tout problème potentiel.

#6 Créer des quarts multi-employés

Même si Voilà! se souvient des paramètres de votre dernier quart de travail, la création de quarts individuels pour chaque employé peut prendre un certain temps.

Par exemple, si vous avez plusieurs employés travaillant des quarts de travail similaires (tels que des caissiers), plutôt que de les passer un par un, vous pouvez facilement les créer en bloc d’un seul coup.

S’il existe de petites différences entre chacun, vous pouvez créer un quart de travail global et simplement les faire glisser dans votre horaire pour ajuster chaque instance

 De cette façon, les employés peuvent par exemple arriver à un intervalle de 15 minutes.

#7 Ne replanifiez pas vos quarts, copiez-les!

Vous n’êtes pas fan de la création de quarts récurrents?

Utilisez la fonction de copie de quarts entre les employés, les semaines ou les lieux pour créer vos horaires en quelques secondes.

Pour ce faire, maintenez simplement la touche CTRL enfoncée et faites glisser votre quart de travail vers un autre employé ou une autre date pour le copier.

#8 Pensez à long terme avec des quarts récurrents

Vos horaires sont-ils constants et relativement stables?

Mieux encore, avez-vous besoin de d’assigner les employés en rotation sur des quarts réguliers?

Qu’il s’agisse de rotations de quarts de travail quotidiennes, hebdomadaires ou même mensuelles, gagnez un temps considérable en créant des horaires récurrents facilement des mois à l’avance!

Ensuite, assignez simplement vos employés sur leurs quarts de travail, et Voilà!

#9 Définissez des budgets pour assurer votre rentabilité

Vous essayez de vous assurer que vos horaires permettent de rentabiliser votre entreprise? Évidemment!

Eh bien, en plus d’ajouter des heures de travail maximales à chaque employé pour limiter ses heures supplémentaires, vous pouvez définir des budgets hebdomadaires qui s’appliqueront à toute une équipe, un emplacement et un poste.

Ce faisant, vous serez toujours informé pendant que vous ajoutez des ressources à votre planification, et non après avoir terminé.

Activez simplement les budgets à partir de vos paramètres, créez quelques seuils et soyez assuré que tous vos gestionnaires savent exactement combien d’argent ou d’heures il leur reste pour créer un calendrier équilibré et idéal. 

#10 Créer des gabarits d’horaires

Travaillez-vous toujours avec les mêmes modèles de quarts de travail, mais sans savoir quel jour ils se produiront ou à quel employé vous devrez les assigner?

Créez facilement des modèles de quarts en brouillons, puis attribuez-les à un employé « Gabarit » (qui n’est pas un véritable employé).

Ensuite, vous pouvez simplement copier ou déplacer ces quarts vers l’horaire de l’employé à assigner.

Publiez simplement et voilà!

Conclusion

Avec tous ces conseils en main, vous devriez être sur la bonne voie pour tirer le maximum de votre expérience tion avec Voilà!

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant une fonctionnalité spécifique, n’hésitez pas à contacter l’un de nos responsables de la réussite client dès aujourd’hui .