Comment gérer efficacement ces 5 scénarios potentiels de COVID-19 dans votre entreprise

La pandémie de coronavirus a secoué le monde et amené les nations à réagir avec entre autres une mise en quarantaine et une distanciation sociale obligatoire.

Bien que ces mesures préventives visaient à stopper la propagation du virus, elles ont entrainé la perte de plus de 10 millions d’emplois dans le monde et la fermeture de plusieurs entreprises.

 Du commerce de détail aux restaurants, les industries de tous les secteurs sont contraintes de s’adapter et de se restructurer.

Malgré tous les « pivots » en cours, certains scénarios liés à la COVID-19 peuvent facilement émerger et perturber le travail de votre entreprise.

Afin de prendre en main le chaos et de garder le contrôle (dans une certaine mesure) dans l’inattendu, nous avons répertorié 5 scénarios courants et les moyens de vous y retrouver avec succès.

Commençons!

1. Communiquer efficacement vos instructions aux employés

Une communication efficace est le moteur d’une entreprise à succès, car elle permet aux employés d’accomplir leurs tâches efficacement et de rester à jour sur les affaires courantes.

En gardant votre personnel informé sur les nouveaux postes ouverts, les événements, les nouvelles directives et les rencontres prévues, vous stimulez la productivité de votre entreprise.

Cependant, plusieurs facteurs peuvent entraver une communication efficace dans une entreprise.

L’obstacle le plus courant associé à COVID-19 est une mauvaise écoute due à la peur ou à l’apathie.

La crainte de contracter la COVID-19 peut amener les employés d’un lieu de travail physique à se concentrer principalement sur leur sécurité et à éviter la contamination. En d’autres termes : limiter les interactions entre eux.

Ce réflexe entrave inévitablement la communication et encourage les employés à fonctionner de manière isolée.

Heureusement, vous pouvez prendre en main ce scénario en utilisant une plateforme de communication en milieu de travail comme Voilà!, qui permet de garder l’ensemble de votre personnel connecté.

En d’autres mots, vous pouvez informer vos employés des événements à venir directement dans votre application de gestion de la main-d’oeuvre sans qu’ils ne soient physiquement présents.

2. Signaler les délinquants

Lorsque votre entreprise rouvre ses portes pendant la pandémie, il est possible qu’un de vos employés ou clients contracte le virus en cours de route (par exemple par le biais des transports en commun ou en interagissant avec d’autres).

C’est pourquoi il est crucial de mettre en œuvre des règles de sécurité. Ces règlements pourraient comprendre :

• ·        Porter un masque et des gants.
• ·        Se munir de désinfectant pour les mains
• ·        Se couvrir la bouche lorsque vous éternuez ou toussez

En plus de ces règles, il devrait exister un moyen efficace pour les employés de signaler les personnes qui enfreignent l’une des instructions ou remarquent des clients symptomatiques de manière confidentielle et efficace.

Une bonne façon de naviguer à travers ce scénario est avec une plateforme de messagerie instantanée qui aide les employés à alerter en privé leur gestionnaire d’une violation des règles.

De là, ils peuvent recevoir des instructions supplémentaires sur la façon de bien gérer la situation.

Ce mode de communication entre les gestionnaires et leurs employés ouvre la voie à une communication directe en temps réel.

3. Recevoir et gérer les commentaires des employés

La collecte des commentaires de vos employés est essentielle pour le succès de votre entreprise, car elle donne un aperçu des aspects positifs et négatifs qu’observe votre personnel.

Il existe deux méthodes principales pour recueillir et gérer les commentaires des employés :

·   La boîte à suggestions

Malgré les avancées numériques d’aujourd’hui, la boîte de commentaires occupe toujours une place unique dans chaque organisation, car elle permet aux employés de laisser des messages anonymes sans crainte d’effets négatifs.

Nous vous recommandons de placer la boîte à suggestions dans un endroit où les employés peuvent prendre une minute pour réfléchir et déposer leur commentaire sans être à la vue de tous. Un site idéal pourrait être la salle de bain ou la réception.

·   Les plateformes de communication

Une autre façon de connecter avec votre personnel et de réaliser un sondage auprès des employés via une plateforme de communication comme celle de Voilà!, celle-ci vous permet d’envoyer un message à votre personnel et de recevoir des commentaires de chacun d’eux. 

4. Répondre aux craintes et préoccupations des employés

Bien que les entreprises reprennent progressivement leurs activités, le Coronavirus existe toujours et des personnes infectées nous côtoient dans les rues. La simple pensée de contracter la maladie d’un client ou d’un membre du personnel pourrait suffire à faire peur à vos employés et à les pousser à éviter de travailler.

Vous pouvez apaiser vos employés en appliquant des mesures de sécurité telles que demander aux clients de pratiquer la distanciation sociale, rendre disponible un désinfectant pour les mains, porter des masques, etc.

Cependant, si un employé exprime une gêne à retourner au travail pendant la pandémie et souhaite rester dans la sécurité de son domicile, il faut lui accorder son écoute. Le processus pourra aussi être facilité en permettant aux employés de faire ces demandes à distance, via le module de gestion des congés de Voilà!

Cette solution permet aux membres du personnel de soumettre une demande de congé, ou de mise en quarantaine, via leur mobile et d’obtenir l’approbation directe de leur gestionnaire sans aucune paperasse.

C’est une méthode sans tracas qui ne nécessite que quelques clics pour que les employés et les gestionnaires demeurent à l’aise dans leur travail.

5. Suivi et communication avec les employés en quarantaine

Au fur et à mesure que vous rappelez votre personnel suite au chaos de la pandémie, vous devez leur communiquer toutes les informations nécessaires pour fonctionner efficacement et surveiller leur état de santé avant de les laisser entrer dans le bâtiment.

Heureusement, vous pouvez communiquer avec votre personnel et évaluer leur santé grâce au questionnaire de bilan de santé de Voilà! et à sa fonction de messagerie instantanée. 

· Questionnaire de santé

Le questionnaire de santé de Voilà! vise à aider les gestionnaires à sécuriser leur personnel et leurs clients et à s’assurer que les employés arrivent au travail sans risque de contagion.

Ceci est possible en posant à l’employé plusieurs questions clés via un questionnaire mobile pour déterminer si le personnel présente des symptômes similaires à la Covid-19 ou risque de contaminer le personnel.

Bien que le questionnaire de santé ne soit pas aussi précis qu’un test de laboratoire, il est basé sur les informations actuellement disponibles sur le coronavirus et permet de suivre et de documenter les risques de contagion.

·   Messagerie instantanée

La messagerie instantanée de Voilà! vous permet de joindre tous les membres du personnel sans avoir à les envoyer de SMS individuellement.

Par conséquent, vous pouvez transmettre des informations pertinentes à une équipe, un individu ou à l’ensemble du personnel, pour leur rappeler de répondre au questionnaire de bilan de santé ou leur permettre de commencer leur journée avec quelque chose de motivant. C’est aussi facile que de démarrer une conversation Messenger, mais adapté à la structure de votre lieu de travail.

Conclusion

Ces 5 scénarios sont courants parmi les entreprises qui sont restées opérationnelles pendant la pandémie et sont plus susceptibles de se produire lors de la réouverture de votre entreprise.

Heureusement, vous pouvez les aborder efficacement avec Voilà!, une application de gestion de la main-d’oeuvre complète qui comprend tous les outils dont les gestionnaires ont besoin pour maintenir leur équipe fonctionnelle et performante.