Evolia rencontre Medusa Entertainment : Programmation des horaires des artistes avec précision

Par Cierra Campeau 23 octobre 2023 5 min. de lecture

À propos de Medusa Entertainment

Transformer des lieux et des événements tels que des boîtes de nuit, des clubs gastronomiques et des lancements de produits en spectacles mémorables exige un talent et une expérience uniques. Chorégraphier des danseurs, des voltigeurs, des contorsionnistes et d’autres artistes pour un seul événement à Toronto est un défi, c’est le moins que l’on puisse dire! Maintenant, il s’agit de relever ce défi en organisant des dizaines, voire des centaines d’événements tout au long de l’année, dans la région de Toronto et ses environs.

La directrice créative de Medusa Entertainment, Eva Mok, et son équipe de direction ont une tâche ardue et continuelle à accomplir : programmer une vaste liste de talents pour des événements professionnels tout au long de l’année dans la région de Toronto et ses environs. Elle assure la liaison avec sa communauté de talents et planifie avec une précision et une synchronisation qui impressionneraient même des chorégraphes renommés, comme Bob Fosse ou Sean Bankhead.

En tant qu’artiste formée professionnellement, étant elle-même danseuse et mannequin, Eva en est consciente : lorsque le rideau se lève, son talent doit être sous les feux des projecteurs et prêt à éblouir la foule.

Le défi

Coordonner un large éventail d’artistes aux talents, aux compétences et aux disponibilités très variés peut s’avérer une tâche ardue dans le meilleur des cas. Même pour une professionnelle chevronnée comme Eva, faciliter un changement de dernière minute pour une soirée planifiée n’est pas une mince affaire.

Dans le secteur du divertissement, votre réputation est souvent dictée par votre dernier spectacle. Essayer d’orchestrer manuellement les artistes en permanence est éprouvant et nécessite beaucoup de temps.

Evolia: Pouvez-vous nous donner un exemple de l’utilité de la fonction d’échange de quarts?

Eva: Cette fonction est particulièrement bénéfique pour notre équipe, car elle nous fait gagner du temps. Auparavant, des erreurs de planification se sont répercutées sur nos paies, ce qui nous a coûté du temps, de l’argent et de la confusion.

La solution

De nombreuses anecdotes témoignent des avantages de la transformation numérique des entreprises et de l’utilisation d’applications mobiles pour gagner en efficacité et en agilité. Medusa Entertainment a investi dans l’application de planification des effectifs d’Evolia en juin 2023. Cet investissement offre déjà un retour sur investissement et une tranquillité d’esprit considérables.

Eva a déclaré que même si elle n’utilise Evolia que depuis peu de temps, elle a déjà simplifié ses processus de planification. Les saisies manuelles fastidieuses sont éliminées et les fonctionnalités avancées d’Evolia permettent de gagner en efficacité.

Les artistes d’Eva peuvent accéder à des informations détaillées sur les spectacles qui leur ont été attribués, notamment :

Le lieu;
L’heure à laquelle la prestation est prévue;
Des demandes spéciales de la part d’Eva ou de l’hôte.

Evolia permet aux artistes de permuter des événements avec des artistes de même talent qui sont disponibles, sans avoir à contacter Eva à la dernière minute.

Qu’est-ce que vos artistes contractuels apprécient le plus dans l’utilisation d’Evolia?

« Les contractants apprécient particulièrement la fiabilité d’Evolia. La précision et la quantité de détails que nous sommes en mesure d’inclure pour chaque quart de travail facilitent grandement la préparation et la planification des quarts de travail à venir, même un mois à l’avance », déclare Eva.

Evolia aide les entreprises à identifier les employés (ou les artistes contractuels) possédant les bonnes compétences, et leur permet de communiquer via l’application. Le portail en libre-service et l’application mobile permettent aux employés de facilement mentionner leurs disponibilités et demander un congé.

Les organisations telles que Medusa Entertainment, qui emploient des contractants aux tarifs variés, peuvent automatiser les affectations en fonction des exigences des clients.

Que dites-vous aux personnes qui hésitent à utiliser Evolia?

« Avant de découvrir la facilité d’utilisation d’Evolia, nous n’avions pas réalisé à quel point nous perdions du temps et de l’énergie dans la gestion manuelle des horaires. Nous encourageons toutes les organisations hésitantes à l’essayer! Vous pourrez utiliser le temps ainsi gagné pour continuer à développer votre entreprise », soutient Eva.

Evolia offre un plan gratuit, ainsi que d’autres plans abordables qui permettent aux entreprises de ne payer que pour les fonctionnalités dont elles ont besoin et seulement pour le nombre d’utilisateurs contractuels, à temps partiel ou à temps plein qu’elles emploient.

Dans la mythologie grecque antique, le regard de Méduse transformait les hommes en pierre. À Toronto, grâce à Evolia et à Medusa Entertainment, une statue vivante, une gracieuse ballerine ou un voltigeur peuvent émerveiller les spectateurs lors de votre prochain événement. Ils arriveront sur place à l’heure, selon les termes de votre contrat.