9 façons de créer des horaires de travail équitables

La création d’horaires de travail équitables est souvent repoussée au bas de la liste des priorités d’une équipe RH, mais ne pas prendre la gestion d’horaires au sérieux a des conséquences importantes pour votre entreprise.

Si vous ne créez pas des horaires qui reflètent les besoins de votre main-d’œuvre, vous courez le risque d’avoir des charges de travail déséquilibrées, une pénurie de personnel, des plaintes de favoritisme et une augmentation du taux de roulement des employés.

Au lieu de s’en remettre au hasard, il est essentiel d‘optimiser le processus de gestion d’horaire et de s’assurer que cela fonctionne pour tout le monde.

Le résultat?

Une amélioration du moral des employés et un engagement accru des employés à long terme. Dans cet esprit, explorons comment adopter une gestion d’horaires des employés équitable avec des conseils pour les gestionnaires.

Qu’est-ce qui rend un horaire équitable pour les employés ?

Un horaire équitable pour les employés tient compte des besoins de chacun. Lors de la gestion de votre main-d’œuvre (en particulier pour le travail en équipe), il ne sera pas toujours possible d’assigner tout le monde à l’heure qu’il préfère.

Cela ne signifie pas que les préférences des employés doivent être ignorées. En prévenant les employés à l’avance lors de la publication d’un nouvel horaire, en tenant compte des vacances et des jours de maladie et en répartissant les quarts de travail de manière égale, vous garderez votre personnel heureux, en bonne santé et productif.

Quels sont les avantages d’un horaire du personnel équitable ?

Chaque employeur bénéficie d’une meilleure rétention du personnel, d’une réduction des coûts de main-d’œuvre et d’une main-d’œuvre qui peut vous aider à répondre aux exigences de l’entreprise.

Voici comment une gestion d’horaires équitable du personnel peut faire de ces avantages une réalité :

La gestion d’horaire pour répondre aux demandes de l’entreprise

À quand remontent la dernière fois où vous êtes allé au-delà des attentes pour répondre aux besoins de quelqu’un qui n’a pas apprécié le temps que vous lui avez dédié?

Probablement jamais. Il en va de même pour vos employés.

Plus vous essayez de répondre à leurs besoins, plus votre personnel sera flexible lorsqu’il s’agira de la création d’horaires pour répondre aux exigences de l’entreprise.

Si vous accordez à un employé du temps libre pour les vacances qu’il planifie depuis des années, il sera plus enclin à vous aider lorsque vous aurez besoin d’un coup de main supplémentaire de dernière minute un samedi soir chargé.

Main-d’œuvre dédiée et une meilleure rétention

Une main-d’œuvre heureuse est plus susceptible de rester dans votre entreprise, plus susceptible de travailler dur et, en fin de compte, plus susceptible de vous aider à gagner de l’argent.

Avec un coût de remplacement moyen équivalent à 6 à 9 mois de salaire, garder vos employés est plus important que jamais.

La création d’horaires de travail équitables montre au personnel que vous respectez son temps au travail et en dehors du travail. De plus, cela permet aux employés de mieux d’avoir un meilleur équilibre travail-vie personnel et réduit les allégations de favoritisme.

Pour faire simple, plus l’horaire est juste, plus le personnel est heureux.

Gérez les coûts de main-d’œuvre avec plus de précision

Si vous comptez sur quelques employés pour travailler la majorité des heures, les coûts des heures supplémentaires peuvent s’accumuler rapidement.

Pour mieux contrôler vos coûts de main-d’œuvre et minimiser les heures supplémentaires, établissez un horaire de travail équitable avec l’aide d’outils de gestion des performances, comme Evolia.

9 conseils pour créer des horaires de travail équitables

Voici quelques conseils sur la gestion d’horaires des employés pour qu’ils restent heureux et productifs:

1. Parlez à vos employés

Même si vous comprenez comment établir un horaire de travail équitable, ce n’est pas toujours possible.

Il y aura des occasions où vous devrez dire non à un employé en raison des besoins de l’entreprise, et dans ces situations, il est crucial d’avoir une communication ouverte pour la transparence.

Poser des questions honnêtes sur les préférences de quart de travail garantit des réponses honnêtes et vous permet de faire de votre mieux pour répondre aux besoins de chacun. Demandez aux employés de partager leurs préférences, quand ils sont prêts à faire des compromis et qu’elles sont leurs non négociables.

Il est utile de savoir quels quarts de travail ils préfèrent, quels quarts de travail ils ne peuvent pas travailler et quels quarts de travail ils travailleront si le besoin s’en fait sentir.

La communication est vraiment la clé.

Avec ces informations, vous pouvez faire de votre mieux pour assigner vos employés d’une manière qui répond aux besoins individuels de chacun, mais qui fonctionne également pour votre entreprise. Vos efforts pour satisfaire les employés ne passeront pas inaperçus.

2. Définissez vos règles

Définissez les règles qui correspondent le mieux aux besoins de vos employés.

Par exemple, équilibrez les quarts de travail impopulaires pour vous assurer que tout le monde prend un quart de nuit ou de week-end de temps en temps.

Mieux encore, vous pouvez donner la priorité à ceux qui ont le moins d’heures et définir des quarts de travail récurrents pour inclure un jour de week-end par deux semaines pour chaque employé, ou travailler avec des heures d’équilibrage.

L’adoption de cette méthode garantit également qu’il n’y a pas de favoritisme lorsqu’il s’agit de l’assignation des quarts de travail.

Exemple de quelques règles d’assignation:

Pour veiller au bien-être de vos employés et réduire les coûts des heures supplémentaires, il est intéressant de mettre en place des règles qui limitent le temps qu’un employé passe à travailler lors d’une même journée.

Voici des exemples de règles d’assignation:

• Pas d’heures supplémentaires après 12 heures de travail
• Pas de quart de fermeture suivi d’un quart d’ouverture le lendemain
• Aucun employé ne travaille plus de 50 heures dans une semaine

3. S’entendre sur l’équité et mettre en place un processus optimal pour l’assurer

Vous avez donc convenu d’un processus de gestion d’horaire équitable avec vos employés ; il est maintenant temps de le mettre en action.

Utilisant un outil intelligent de gestion d’horaire et de gestion de la main-d’œuvre comme Evolia vous permet d’optimiser le processus d’assignation par rotation en créant des règles via des variables personnalisées telles que l’ancienneté, les heures accumulées et les performances.

De cette façon, vous pouvez automatiser le processus d’assignation dans le cadre des règles que vous avez définies pour que vos horaires restent équitables et inclusifs.

4. Optimisez le processus dans votre outil de gestion d’horaire

Une fois que vous avez votre processus en place, il est temps de définir vos priorités.

Qu’il s’agisse de se baser sur l’ancienneté, le titre/rôle du poste ou l’équilibrage des quarts de travail, il est préférable de les définir tout de suite. Planifiez les horaires des semaines à l’avance, mais laissez toujours de la place à la flexibilité.

Vous pouvez également aller plus loin en fixant différentes étapes d’affectation, en commençant par l’ancienneté par exemple, et, après avoir atteint un certain niveau, en proposant un quart de travail aux employés ayant le moins d’horaires planifiés afin que chacun ait la possibilité de faire ses preuves et de bénéficier d’horaires flexibles.

Utilisez Evolia à votre avantage

Une fois que vous avez identifié les modèles de gestion d’horaire que vous avez choisis, vous pouvez gagner du temps avec modèles d’horaires de Evolia

Vous pouvez ajouter des employés et les regrouper par département et équipe, pour faciliter l’échange de quarts et pour avoir un meilleur aperçu de la rotation de chaque équipe.

Tout en gérant et en produisant des rapports sur les coûts de main-d’œuvre à partir d’un seul endroit.

5. Communiquer les changements et continuer à optimiser

Comme la plupart des choses dans la vie, rien n’est figé.

N’ayez pas peur de tester votre processus et de vous adapter!

Certaines choses ont du sens sur le papier, mais en pratique, il y a toujours place à l’amélioration. Il est important d’adapter votre processus de gestion d’horaires en fonction de la performance et du bien-être émotionnel de vos employés.

Après tout, personne ne devrait travailler des quarts de travail qu’il n’aime pas à répétition.

Si un certain quart de travail font en sorte que des employés travaillent mal ou sont simplement malheureux, il est temps de se réajuster.

Lorsqu’il s’agit de créer des quarts de travail rotatifs, la variété est essentielle pour créer un équilibre.

L’optimisation de vos rotations garantit l’absence de favoritisme et renforce la confiance des employés.

6. Soutenir les employés en cas de besoin

En tant qu’employeur, il est crucial de faire preuve d’empathie et de compréhension lorsque les employés se retrouvent dans une situation qui les oblige à changer de quart de travail à la dernière minute.

Si un membre du personnel doit échanger un quart à l’improviste, soutenez-les en les aidant à trouver un remplaçant.

Si l’un de vos employés traverse une période difficile, permettez-lui de prendre des congés payés s’il en a besoin.

La gestion d’horaire intelligente peut aider à faciliter ce processus, en vous permettant de trouver un remplaçant approprié prêt à fonctionner en appuyant simplement sur un bouton.

7. Ayez un plan pour les vacances et les jours de maladie

Les superviseurs et les gestionnaires devraient avoir un plan en place pour gérer les jours de vacances et les jours de maladie.

Cela pourrait être en plaçant un système de type ancienneté pour les vacances et en limitant le nombre de jours de maladie que l’on peut prendre par an, ou d’autres moyens de gérer les vacances et les jours de maladie, comme la rotation des employés qui choisissent leurs vacances en premier chaque année.

Une fois votre système en place, vous pouvez vous débarrasser une fois pour toutes gestion manuelle des demandes de congés avec la solution de gestion des congés de Evolia, qui automatise les congés des employés sur une seule plateforme.

8. Prévoir la demande pour éviter les heures supplémentaires pour certains employés

Ce n’est pas un secret, le coût de main-d’oeuvre augmente exponentiellement.

Payer des heures supplémentaires ne fait qu’augmenter les coûts de main-d’œuvre, ce qui vous laisse moins d’argent à dépenser pour l’innovation, la maximisation des bénéfices et les récompenses des employés.

La clé pour éviter de payer trop d’heures supplémentaires est la prévision de la demande.

Avec un logiciel de gestion d’horaire, vous pouvez voir à l’avance le nombre de membres du personnel dont vous aurez besoin et quand, ce qui vous permet de planifier suffisamment de travailleurs à l’avance au lieu de compter sur un ou deux employés pour faire des heures supplémentaires.

De plus, une répartition plus équitable des heures au sein de la main-d’œuvre conduit à un lieu de travail plus juste où personne ne se sent exclu ou sous-évalué.

9. Partagez l’horaire à l’avance

Personne n’aime se voir imposer une obligation à la dernière minute, et vos employés ne sont pas différents.

Si vous informez vos employés de leurs quarts de travail que la veille au soir, il ne sera pas surprenant que de nombreux employés soient indisponibles.

En planifiant les quarts de travail bien à l’avance en utilisant un logiciel de gestion d’horaire intelligente, vous pouvez donner aux employés un préavis suffisant pour changer ou échanger leurs quarts de travail s’ils ne peuvent pas être présents tout en montrant que vous respectez leur disponibilité.

En résumé

La création d’horaires de travail équitables sur le lieu de travail n’a pas à être difficile, en particulier avec la technologie automatisée.

S’assurer que chacun répond au mieux à ses besoins implique une communication claire, des règles de planification définies, de la flexibilité et une bonne idée de la demande à l’avance.

Vos employés (et vos résultats financiers!) vous en remercieront.

Une fois que vous avez compris comment gérer l’horaire des employés équitablement avec l’aide de Evolia, vous pourrez créer des processus d’assignation qui fonctionnent pour vous et vos employés avec un minimum de tracas.

Besoin de gérer les changements de dernière minute depuis la paume de votre main?

Aucun problème. Vous voulez trouver la personne idéale pour chaque quart de travail disponible? Nous avons ce qu’il vous faut.

Evolia rend la gestion d’horaire des employés plus facile que jamais.