5 avantages qu’un logiciel de gestion d’horaires apporte à vos employés
Nous savons tous que la recette du succès est de prioriser vos employés (merci, Richard Branson).
S’ils ne se sentent pas valorisés, vous risquez un roulement de personnel plus élevé et même d’affecter la réputation de votre entreprise.
Mais comment pouvez-vous concentrer votre énergie sur leur bien-être lorsque vous êtes trop occupé à gérer votre entreprise et à jongler avec les différents enjeux liés à la gestion de vos horaires.
Que vous soyez une petite équipe de 10 personnes ou un grand groupe de 5 000 employés et plus, prendre en charge tout le travail administratif qui se dégage des horaires de votre personnel laisse peu de place au traitement des réels besoins de votre main-d’œuvre.
Des changements de quart aux remplacements de dernière minute en passant par les ajustements manuels aux feuilles de temps, ces manipulations consomment un temps précieux et créent un stress important.
Plutôt que de perdre ce temps précieux à gérer les horaires, pourquoi ne pas miser sur un logiciel comme Voilà! pour prendre le tout en charge?
Si l’idée vous semble déjà intéressante, voici 5 façons dont les logiciels de gestion d’horaires vous simplifient non seulement la vie, mais augmentent également la satisfaction de vos employés :
1. Offrir une flexibilité d’horaire aux employés
S’il y a une chose que 2020 a mis en lumière, c’est l’importance d’offrir un horaire flexible.
De la prise en charge des enfants aux problèmes à gérer à la maison, la flexibilité n’est plus un atout, mais une nécessité pour assurer un équilibre travail-famille et retenir vos employés.
Et les chiffres ne mentent pas.
Une étude menée par la Society of Human Resource Management (SHRM) révèle comment un horaire de travail flexible a un impact positif sur plusieurs aspects de la performance des employés, notamment :
L’intention des employés de rester à l’emploi (74%), la productivité des employés (67%) et la qualité du travail des employés (59%).
Avec un logiciel de gestion d’horaires en place, vous pouvez choisir le degré de flexibilité que vous souhaitez offrir aux employés dans la création de leurs horaires et la sélection des quarts qui leur conviennent le mieux.
Ce faisant, vous pouvez éliminer les allers-retours dans la création d’horaires, augmenter l’engagement de vos employés et réduire considérablement l’absentéisme de plus de 35%.
Au lieu de constamment mettre à jour des horaires papier, ou de les refaire de zéro, vous pouvez facilement créer des modèles et les faire glisser vers les employés concernés sur la plateforme.
Besoin de combler un quart de travail ouvert? Vous pouvez inviter automatiquement vos meilleurs employés et les laisser enchérir sur un quart de travail.
Avec un logiciel qui s’adapte à vos besoins, vous ferez de la gestion de vos horaires un avantage pour votre entreprise.
2. Améliorer la collaboration
Nous savons tous que l’engagement des employés joue un rôle majeur dans leur rétention.
Et une grande partie de cet engagement repose sur une communication fluide et ouverte avec l’employeur.
Avec un logiciel de gestion de la main-d’œuvre efficace, vous pouvez oublier les appels ignorés ou les courriels non lus. Utilisez plutôt une messagerie instantanée directement sur leurs téléphones mobiles à partir de la même application qui recense toutes les informations liées à leur vie au travail.
Qu’il s’agisse d’une discussion en équipe ou individuelle, les employés peuvent vous envoyer un message, à vous et à leurs collègues, peu importe les circonstances. Ils seront ainsi plus ouverts à discuter de leurs enjeux avant que ceux-ci ne prennent de l’ampleur.
Vous pouvez aussi laisser vos employés adapter la façon dont ils souhaitent recevoir leurs notifications de cette messagerie, sur leur mobile, par courriel ou à même leur console Voilà!, de manière à les intégrer de manière plus fluide dans leur vie quotidienne.
Voilà! une manière efficace de vous assurer que plus personne ne se sente ignoré!
3. Permettre aux employés de pointer sans contact
En tant que gestionnaire, c’est votre travail d’assurer la sécurité de vos employés.
Bien que vous ne puissiez pas suivre les habitudes sanitaires de vos employés à la trace, vous pouvez empêcher les germes de se propager sur les surfaces fréquemment touchées en permettant à vos employés de pointer sans contact à partir de leur mobile.
Ceux qui travaillent à l’extérieur, ou en de multiples endroits, comme les moniteurs de ski ou les préposés à l’entretien, peuvent facilement utiliser une application mobile avec une validation GPS de leur emplacement pour pointer.
De plus, des fonctionnalités telles que le questionnaire de santé et sécurité de Voila! s’assurent que les employés signalent tout symptôme potentiel afin de s’assurer qu’ils se présentent au travail sans COVID-19. En plus de vérifier le respect de toute autre mesure de sécurité propre à votre entreprise.
4. Éviter les erreurs de paie
Les erreurs dans la paie sont assurément l’un des plus grands maux de tête des gestionnaires et des employés combinés.
Qu’il s’agisse d’horaires qu’on a oublié de mettre à jour, d’employés ayant oublié de pointer ou d’erreurs d’inattention en recopiant des temps à la main, les erreurs de paie se produisent plus souvent que nous le souhaiterions et chacune peut être désastreuse.
La dernière chose dont un employé a besoin est de sentir le besoin de repasser au peigne fin chacun de ses talons de paie pour s’assurer qu’ils sont sans faille.
Avec un logiciel de gestion de la main-d’œuvre comme Voilà!, vous pouvez vous connecter directement avec votre système de paie préféré.
De cette façon, les heures de votre personnel sont transférées automatiquement et avec précision afin d’éviter toute erreur en plus d’alléger la charge de travail de votre équipe de gestion de la paie.
À partir des entrées et sorties pointées, ou des entrées aux feuilles de temps, une solution intelligente peut rapidement identifier et signaler toute incohérence tout en approuvant automatiquement les quarts travaillés respectant la planification initiale.
5. Automatiser la création des horaires et en assurer la transparence.
Qu’il s’agisse d’échanger des quarts de travail ou d’informer les employés de leur horaire à venir, tout processus peut être simplifié. Et la simplicité réduit grandement la friction!
Avec un logiciel de gestion des horaires, vous réduisez la confusion et l’ambigüité liées aux modifications des horaires alors que les employés sont instantanément informés des quarts de travail disponibles et des approbations de leurs diverses demandes.
Moins de confusion signifie moins de va-et-vient pour trouver un remplaçant et moins de chances d’appeler un employé parce qu’il n’aime pas son quart de travail.
Si un quart ouvert est disponible, vous pouvez personnaliser vos paramètres pour envoyer automatiquement des invitations aux employés les plus qualifiés en fonction de leur ancienneté, des heures qu’ils ont accumulées, de leur niveau de performance et selon plusieurs autres critères.
La messagerie instantanée et les demandes de remplacement automatisées permettent également aux employés de vous avertir automatiquement en cas d’urgence afin qu’un remplaçant puisse être facilement trouvé à l’aide d’outils intelligents.
Tous ces processus et automatisations visent à vous permettre de passer moins de temps à gérer vos horaires et à assurer vos employés que leurs contraintes sont bien prises en compte par leur employeur.
Conclusion
Bien qu’il existe de nombreuses façons de faire en sorte que vos employés se sentent valorisés, leur donner les moyens de créer leurs propres horaires, améliorer la collaboration et réduire les erreurs de paie sont des actions essentielles et faciles à mettre en place grâce à une plateforme de prise en charge des horaires.
Si vous souhaitez vous adapter à la réalité de votre main-d’œuvre tout en simplifiant la vie de vos employés et en gagnant du temps, n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour obtenir un essai gratuit de 30 jours!
