Quelles sont les normes à respecter en termes de congés fériés et de vacances?

Certaines périodes de l’année sont plus complexes au niveau de la gestion des vacances, surtout lorsque vos équipes sont réparties dans plusieurs provinces. Vous avez sans doute déjà ressenti la pression d’accorder les congés de manière équitable, d’appliquer la bonne rémunération, tout en continuant à maintenir la fluidité des opérations.

Consultez ce guide qui survole les normes du travail en matière de vacances et de congés fériés pour réduire vos risques d’erreurs. 

 

Tables des matières:

• Les normes du travail à respecter en matière de jours fériés et vacances

• Comment calculer l’accumulation et la rémunération des congés?

• Comment traiter les congés à la fin d’un emploi?

 

Les normes du travail à respecter en matière de jours fériés et vacances

Au Canada, la gestion des congés et des jours fériés est encadrée par des normes fédérales, provinciales et territoriales. Il est donc essentiel de bien connaître les lois pour chacune des provinces et territoires où votre entreprise emploie du personnel, car les règles peuvent varier considérablement d’un lieu à l’autre. 

Quel est le nombre minimal de semaines de vacances à respecter?

Dans la plupart des provinces et territoires canadiens, un employé a droit à au moins deux semaines de vacances payées après une année complète de service. Après 5 années de service, il peut obtenir une troisième semaine de vacances, et après 10 années de services, il peut obtenir 4 semaines de vacances.

Une année de service désigne une période de 12 mois consécutifs lors de laquelle un employé travaille pour une même entreprise.

Évidemment, il s’agit du minimum légal. Plusieurs employeurs offrent 3 semaines de vacances dès l’embauche, ou offrent l’opportunité d’avoir plus de 4 semaines de vacances par année afin d’attirer la main-d’œuvre et d’augmenter l’engagement et la rétention d’employés.

Comment calculer la compensation pour un jour férié?

La rémunération des jours fériés varie elle aussi selon la province et selon que l’employeur soit sous réglementation fédérale ou provinciale.

Consultez notre article sur les jours fériés à travers le Canada pour connaître la liste des jours fériés reconnus par province et territoire.

Pour les entreprises sous la réglementation provinciale, comme la plupart des entreprises privées :

 

 

Pour les employeurs sous les normes fédérales, comme les banques, les services postaux, etc., l’indemnité de congé férié est de 1/20 des gains (hors heures supplémentaires) des 4 semaines précédant le congé. Si un employé travaille lors d’un jour férié, il est alors payé à taux et demi, en plus de recevoir l’indemnité de congé férié.

Notez que l’éligibilité au paiement des fériés varie également selon les provinces.

Qu’est-ce qui donne droit à un congé payé versus un congé non payé?

Les congés payés sont généralement associés aux vacances, aux jours fériés et à certaines conditions des normes du travail, comme un congé parental, par exemple.

Un congé payé dépend de:

• l’ancienneté de l’employé (dans le cas des vacances),
• et parfois du respect de certaines conditions, comme avoir travaillé un minimum de jours ou d’heures avant un jour férié.

Les congés non payés sont plutôt permis pour:

• des raisons personnelles ou familiales,
• des situations prévues par la loi, mais non rémunérées (un congé médical, par exemple),
• ou un congé sans solde à la discrétion de l’employeur.

 

Comment calculer l’accumulation et la rémunération des congés?

Lorsque vous gérez des employés répartis dans plusieurs provinces ou territoires, le calcul des congés et de leur rémunération peut devenir complexe. Voici quelques principes de base à connaître.

D’abord, c’est la province ou le territoire où travaille l’employé, et non l’emplacement du siège social, qui détermine les normes du travail à appliquer en matière de vacances, de jours fériés et de rémunération. 

En cas de doute, il est recommandé de consulter les normes du travail de la province concernée.

Accumulation progressive versus allocation annuelle

Il existe deux méthodes pour accorder des congés à vos employés: l’accumulation progressive et l’allocation annuelle. Chacune a ses avantages et ses implications en matière de gestion. 

Accumulation progressive

Avec cette méthode, les congés sont gagnés au fur et à mesure que l’employé travaille. Par exemple, un employé pourrait accumuler 1,25 jours de congé par mois pour atteindre 15 jours de vacances par an. C’est idéal pour les employés à temps partiel ou à horaire variable. C’est aussi plus facile d’ajuster la rémunération en cas de départ prématuré d’un employé.

Allocation annuelle

Dans ce cas, le total des congés est attribué en bloc, généralement en début d’année civile, d’année de service ou de l’exercice financier. C’est un avantage pour les employés qui souhaitent planifier leurs vacances tôt. Toutefois, si un employé quitte son poste avant la fin de l’année, celui-ci pourrait avoir pris plus de congés que ce qu’il n’a réellement accumulé. Ceci pourrait occasionner un ajustement à la paye, et de la frustration auprès de l’employé en question.

Un employé peut-il reporter ses congés et vacances non prises?

Un employé peut demander de reporter ses congés et vacances non prises sur l’année suivante. L’employeur est libre d’accepter ou de refuser. S’il refuse, il doit alors verser au travailleur l’indemnité de vacances à laquelle il a droit.

 

Comment traiter les congés à la fin d’un emploi?

À la fin de l’emploi, que ce soit pour cause de démission, de licenciement ou d’un départ à la retraite, l’employeur a certaines obligations en ce qui concerne les congés payés non utilisés.

Le traitement de ces congés varie d’une province à l’autre, mais il est essentiel d’en assurer une gestion rigoureuse pour éviter les erreurs de paies ou les conflits. 

Paiement des congés non utilisés

L’employé a droit au paiement de tous les congés annuels accumulés, mais non utilisés. Ce paiement doit être effectué dans les mêmes délais que le dernier versement de salaire.

Si vous fonctionnez par accumulation progressive, le calcul est simple: il suffit de verser le solde des jours ou heures accumulés, au taux horaire habituel.

Si vous utilisez une allocation annuelle, il faudra vérifier si l’employé a pris plus de congés qu’il n’en a réellement gagné en fonction de la durée travaillée. Dans certains cas, un ajustement sur la dernière paie peut être nécessaire.

Paiement des congés non utilisés

Si un jour férié tombe entre la fin de l’emploi et la date à laquelle le congé aurait été payé ou pris (par exemple, dans le cas d’un préavis payé), il se peut que l’employé ait aussi droit à une indemnité pour jour férié. Cela dépend toutefois :

• du type de fin d’emploi,
• du statut de l’employé,
• et de la régularité de son horaire de travail.

Facilitez la gestion des congés avec Evolia

Evolia permet de synchroniser les banques de congés avec votre système de paie, et d’automatiser le calcul de la rémunération des congés fériés. Le logiciel permet également de supporter les différentes règles applicables selon les provinces d’attaches de chaque groupe d’employés au sein d’une même entreprise, vous évitant de nombreuses erreurs potentielles. 

Demandez une démo pour découvrir comment simplifier la gestion des congés et des vacances de vos employés.