Comment planifier les horaires des employés : le guide complet

Trouver le bon équilibre entre les besoins de l’entreprise et ceux des employés, c’est surtout une question d’organisation et de communication.

Dans ce guide, nous abordons les étapes essentielles pour créer des horaires de qualité qui préservent la rentabilité de votre entreprise, des conseils pratiques pour accélérer la planification à l’aide d’un logiciel, les meilleures pratiques pour chaque secteur, et comment des outils de gestion des effectifs comme Evolia peuvent vous permettre de passer à la vitesse supérieure en matière de planification des horaires de vos employés.

Prêts? Découvrons ensemble les secrets d’une planification bien maîtrisée.

 

Prendre en compte les besoins variés selon les secteurs d’emploi

De nombreuses entreprises issues de secteurs variés, comme les manufactures, le divertissement, l’hôtellerie, la restauration ou encore le commerce de détail, doivent s’assurer d’avoir suffisamment d’employés pendant leurs heures d’ouverture afin d’atteindre leurs objectifs de production et de service à la clientèle. Elles doivent non seulement veiller à la sécurité de leurs employés, mais aussi s’assurer de leur efficacité et de leur motivation afin qu’ils puissent offrir un service exemplaire à la clientèle: 

La gestion des horaires des ouvriers d’usine dans le secteur manufacturier doit garantir leur sécurité, leur vigilance et leur productivité, que ce soit des monteurs d’installations industrielles, des inspecteurs en qualité ou des opérateurs de machineries. 

Les employés du commerce de détail doivent faire preuve d’énergie, d’attention et de patience lorsqu’ils réapprovisionnent les rayons ou servent les clients.

Le personnel des hôtels et des restaurants doit être consciencieux, charismatique et cordial.

Les infirmières, les médecins et le personnel de soutien hospitalier doivent faire preuve d’endurance, de réactivité et d’empathie.

Le personnel des parcs d’attractions, des arénas et des salles de concert doit être compétent, mais prêt à se fondre dans le décor lorsque le spectacle commence.

Il est essentiel de savoir planifier efficacement les horaires des employés pour s’assurer que ceux qui occupent ces postes disposent de l’énergie, des capacités intellectuelles et des ressources émotionnelles dont ils ont besoin. Ils ont besoin d’une sécurité financière garantie par un nombre d’heures hebdomadaires suffisant, mais aussi de temps de repos adéquat.

Une approche collaborative de la planification des horaires, permettant aux employés de demander leurs horaires préférés, peut fonctionner pour certaines entreprises. Cependant, de nombreuses organisations dont le personnel travaille 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 peuvent avoir du mal à pourvoir les postes de nuit et les week-ends. Une planification équilibrée, prévisible et cohérente permet aux employés de se sentir valorisés, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité, de la rentabilité et de la satisfaction client.

 

Assurer l’harmonie sur le lieu de travail grâce à une banque fiable d’employés

Que votre entreprise ou votre établissement fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou 8 heures par jour, 5 jours par semaine, la gestion des horaires pour des équipes de moyenne ou de grande taille nécessite une organisation efficace et un suivi rigoureux.

Pour couvrir chaque jour de la semaine et du week-end, surtout pour les organisations qui doivent gérer des horaires d’employés 24/7, la direction a besoin d’un bassin de main-d’œuvre fiable aux compétences variées, composé de personnel administratif, de personnel en contact avec la clientèle et de personnel opérationnel.

 

Planifier efficacement les horaires pour fidéliser les employés

Il est essentiel de favoriser et de maintenir la fidélité des employés parmi les meilleurs éléments et les nouvelles recrues prometteuses. Créer et maintenir des horaires équitables, sans partialité ni favoritisme, contribue grandement à renforcer cette fidélité. Si un employé demande un congé payé pour des vacances en famille en prévenant à l’avance et que sa demande est acceptée, cette bonne volonté vous sera sûrement rendue lorsque vous aurez besoin de lui pour couvrir d’autres quarts de travail.

Au contraire, une planification inefficace des horaires entraîne de l’absentéisme, des retards et une baisse du moral de vos équipes. Priver les employés de moments avec leurs amis et leur famille engendre un ressentiment qui conduit à une démission silencieuse (ou à une démission qui fait du bruit! 😉) Utiliser une plateforme comme Evolia pour gérer de manière experte les congés et les quarts de travail motive également les employés à recommander leurs contacts qualifiés à votre entreprise.

 

10 étapes pour bien planifier les horaires des employés

 

1. Adaptez vos horaires aux tâches et responsabilités de chaque poste ainsi qu’aux compétences requises. Une équipe dépourvue d’un spécialiste ou d’un.e chef.fe d’équipe peut être une source de stress pour les autres employés ou entraîner l’insatisfaction des clients.
2. Donnez aux employés les moyens de coordonner eux-mêmes la couverture des quarts de travail de leur équipe, à condition que cela n’entraîne pas d’heures supplémentaires excessives ni ne crée de pénurie.
3. Rendez les horaires prévisibles, équitables et cohérents.
4. Assurez la couverture des pauses et des fluctuations habituelles de l’affluence ou de la demande.Surveillez les tendances pour anticiper l’évolution des besoins et ajuster les effectifs, en tenant compte des pics de demande, des fluctuations saisonnières ou des événements spéciaux.
5. Documentez et communiquez les rôles et responsabilités des employés, ainsi que les politiques relatives aux congés payés, aux arrêts maladie, à la ponctualité et aux départs anticipés.
6. Éliminez les feuilles de présence papier. Investissez dans des plateformes numériques et tirez parti de l’automatisation pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues ou le départ d’employés.
7. Recueillez les commentaires avant d’adopter un format d’horaire et après sa mise en œuvre.
8. Analysez les rapports des employés pour identifier des tendances, telles que les retards ou l’absentéisme récurrent. Utilisez ces données pour accompagner les employés et déterminer si une plus grande flexibilité des horaires pourrait résoudre le problème.
9. Intégrez votre application de gestion des horaires aux logiciels de RH, de paie et d’avantages sociaux pour gagner en efficacité et réduire les erreurs humaines.
10.  Récompensez le respect des horaires avec des cartes-cadeaux, des marques de reconnaissance ou des promotions. Créez des classements pour motiver les équipes qui atteignent systématiquement leurs indicateurs clés de performance (KPI) en matière de temps et de présence.

 

Comment créer des horaires qui préservent la rentabilité

Nous connaissons tous le dicton: « Le temps, c’est de l’argent. » De nombreux outils, dont Evolia, vous aident à gagner du temps grâce à la planification automatisée. Mais si vous n’établissez pas dès le départ des horaires rentables, ce gain de temps perd toute sa valeur. Avant de vous concentrer sur le gain de temps, vous devez vous concentrer sur la rentabilité. 

 

Voici quatre façons d’y arriver:

 

1. Équilibrez les horaires entre les employés pour éviter les heures supplémentaires

Il est essentiel de parvenir à un équilibre lors de l’élaboration des horaires. La première étape consiste à déterminer combien d’employés doivent être disponibles pendant un quart donné. Ensuite, donnez la priorité aux employés qualifiés qui ont le moins d’heures dans leur horaire lorsque vous envoyez des invitations à prendre un quart.

En veillant à ce que tous les employés aient un nombre d’heures stable et équitable, vous évitez les dépassements de coûts pour des heures supplémentaires. Maîtriser les coûts liés aux horaires permet de réaliser des économies à long terme et d’éviter les surprises.

2. Gardez une vue d’ensemble de votre organisation

Il est difficile de suivre l’ensemble de votre planification (sans parler de la gérer) lorsque les données sont séparées par site ou par service. Avec Evolia, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de tous vos coûts et les analyser par site, par service ou par succursale.

À partir de là, vous pouvez comparer les succursales pour identifier celles qui sont les plus rentables et ajuster vos stratégies en conséquence. Cela vous aide à établir des normes à l’échelle de l’entreprise et à améliorer l’efficacité à un niveau global.

3. Créez des horaires qui respectent votre budget

En tant que gérant.e de succursale, la dernière chose dont vous avez besoin est de vérifier manuellement si chaque quart respecte le budget qui lui est alloué. Evolia affiche l’évolution du budget de main-d’œuvre en temps réel pendant que vous élaborez vos horaires. Si vous vous rapprochez trop d’un seuil, vous pouvez demander à votre direction d’augmenter le budget de personnel ou vous pouvez revoir vos horaires avant que cela ne devienne un problème.

4. Configurez des alertes budgétaires

En configurant des alertes budgétaires, vous avez l’esprit tranquille, car vous savez à tout moment où vous en êtes. Vous pouvez définir des seuils pour des sites ou des équipes spécifiques. Evolia vous avertit lorsque vous approchez de votre limite pour que vous ne vous retrouviez jamais dans le rouge.

Vous pouvez également laisser les responsables établir leurs propres horaires en toute confiance, sachant qu’Evolia les alertera dès qu’ils s’approcheront de leurs seuils. Les activités saisonnières, comme les stations de ski et les parcs d’attractions, peuvent aller encore plus loin en définissant des budgets spécifiques à certaines périodes qui s’ajustent automatiquement en fonction des pics de la saison.

Au Québec, les pourboires font partie intégrante de la rémunération dans plusieurs secteurs, comme la restauration. Ils peuvent significativement augmenter le salaire brut, mais ils sont aussi assujettis à certaines obligations fiscales.

 

Conseils de pros pour créer plus rapidement les horaires

La création d’horaires efficaces peut sembler fastidieuse, surtout à cause des remplacements de dernière minute ou de la mise en place des horaires récurrents. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à travailler plus efficacement:

 

Créez une seule équipe globale, mais organisez-la en sous-groupes

Conservez au moins une équipe gérée par un administrateur qui regroupe tous les employés. Cela est utile pour les communications et les annonces à l’échelle de l’entreprise. Pour la planification quotidienne, organisez les employés en sous-groupes par poste ou par succursale et utilisez des filtres pour travailler sur un service à la fois. Essayer de tout gérer simultanément dans toute l’entreprise est le meilleur moyen de faire des erreurs.

Impliquez les employés dans le processus de planification

Laisser les employés avoir leur mot à dire sur leurs horaires peut sembler risqué, mais les avantages en termes d’engagement en valent la peine. Commencez par publier quelques quarts de travail ouverts dès le début. Cela vous évitera d’avoir à attribuer manuellement les créneaux les plus difficiles à pourvoir. Vous verrez rapidement quels employés souhaitent plus d’heures, et ce qui les maintient actifs et engagés.

Concentrez-vous sur l’essentiel (la règle de Pareto)

La règle des 80-20 s’applique aussi à la planification des horaires : 80% de votre attention doit être consacrée aux 20% des quarts qui nécessitent une intervention. Evolia signale les entrées « à risque » dans les feuilles de temps, notamment les absences imprévues, les retards et les anomalies, afin que vous puissiez y remédier sans perdre de temps à valider chaque entrée qui s’est déroulée exactement comme prévu. 

Utilisez les modèles d’horaires récurrents

Si vous utilisez toujours les mêmes types d’horaires, mais que vous ne savez pas à l’avance à quel jour ils correspondent ni à qui ils seront attribués, créez des modèles sous forme de brouillons. Attribuez-les à un employé fictif appelé « Modèle », puis copiez-les ou déplacez-les vers les employés concernés lorsque cela est nécessaire.

Pour des horaires cohérents, configurez des modèles (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) et gagnez des mois de temps de planification à l’avance. Les modèles récurrents vous permettent de créer les horaires bien à l’avance et de les ajuster si nécessaire.

Créez des horaires pour plusieurs employés et gagnez du temps

Si plusieurs employés travaillent sur des quarts similaires (par exemple, une équipe de caissiers), ne les gérez pas un par un. Créez un horaire général, puis copiez-le et ajustez-le pour tenir compte de différences mineures, comme des créneaux d’arrivée décalés de 15 minutes. Cette approche réduit considérablement le temps de planification pour les équipes nombreuses ou aux compétences similaires.

Définissez des seuils budgétaires hebdomadaires pour garantir la rentabilité

Si proposer un nombre d’heures maximal aux employés est un moyen d’éviter les heures supplémentaires, définir des seuils budgétaires hebdomadaires est plus efficace. Evolia vous permet de définir des budgets hebdomadaires qui s’appliquent à l’ensemble de votre équipe, de votre succursale ou de vos postes. Vous êtes ainsi informé de vos dépenses en ressources pendant la planification, et non après. Rendez-vous dans les paramètres pour activer les budgets et créer des seuils à partir de là.

 

Bonnes pratiques pour différents secteurs

Divertissement

La gestion des horaires pour la sécurité des salles de spectacles, les sauveteurs, les équipes de restauration et le personnel des stades est souvent complexe. Ces postes ont un taux de rotation élevé, les employés cumulent plusieurs emplois et de nombreux postes sont saisonniers. La flexibilité est donc primordiale. Une application mobile de gestion des temps et des présences rend l’intégration et la planification plus rapides et flexibles. Identifiez quand les employés entrent et sortent du périmètre du lieu de travail via GPS, et permettez au personnel occasionnel disponible de postuler sur des quarts ouverts en quelques clics.

Municipalité

Le personnel municipal est souvent soumis à des conventions collectives, des règles d’ancienneté et des réglementations spécifiques à chaque service, ce qui rend la planification plus complexe que dans la plupart des secteurs. Il est essentiel d’élaborer des horaires en tenant compte des exigences syndicales — notamment l’ordre d’appel, l’éligibilité aux heures supplémentaires et les congés — afin de rester en conformité et d’éviter les griefs. Comme le personnel passe fréquemment d’un service à l’autre (parcs, travaux publics, services d’urgence, etc.), la polyvalence et les protocoles de transfert clairs permettent d’éviter les erreurs.

Hôtellerie

Les employés de la réception, les barmans, le personnel d’entretien ménager et les responsables préfèrent généralement des horaires prévisibles. Leur permettre de postuler sur des quarts de travail en fonction de leurs compétences et de leur ancienneté via une application mobile renforce leur fidélité et leur confiance. 

Les hôtels sont de vastes établissements où il est difficile de contrôler physiquement les pointages : utilisez la technologie de géolocalisation pour identifier les arrivées et les départs via des appareils mobiles. 

De plus, facilitez les échanges entre les membres du personnel s’ils ont besoin d’échanger leurs quarts de travail grâce à un système de messagerie interne.

Industrie manufacturière

Le travail dans l’industrie manufacturière comporte plusieurs types d’horaires différents à prendre en compte. Comprendre vos besoins de production et choisir le bon type de planification — rotation des équipes, horaires DuPont — vous évite bien des maux de tête. Cela peut également aider à identifier les employés ayant l’attitude et les aptitudes nécessaires pour assumer un poste, même si leur CV ne fait pas état d’une expérience directe. Constituer une banque d’employés de garde ou sur appel permet de couvrir les absences sans laisser les chaînes de production sans personnel.

Commerce de détail

De nombreux employés du commerce de détail sont jeunes, à l’aise avec le numérique et recherchent des horaires flexibles. Dotez-les d’une application mobile leur permettant de pointer via géolocalisation et de postuler sur les quarts de travail disponibles sans avoir à appeler la direction. Planifiez les horaires de votre équipe de base au moins trois semaines à l’avance. Utilisez une plateforme numérique collaborative afin que les autres employés puissent gérer eux-mêmes leurs disponibilités et leurs horaires en fonction de leurs obligations scolaires ou familiales.

 

Comment un logiciel de gestion d’horaire permet de gagner du temps et de réduire vos coûts

Pour les entreprises qui souhaitent gagner du temps et de l’argent en matière de gestion du personnel, un logiciel de planification des horaires est un investissement judicieux. Une plateforme adaptée réduit considérablement les frais administratifs en améliorant la communication, en minimisant les erreurs et en optimisant les coûts de main-d’œuvre.

 

Voici comment cela fonctionne:

Règles automatisées

La méthode traditionnelle de planification des horaires implique parfois des heures passées à créer des feuilles de calcul, à gérer les disponibilités et à résoudre manuellement les conflits. Les logiciels de gestion d’horaire automatisent ces processus et permettent de gagner un temps considérable en tâches administratives. Les responsables peuvent enregistrer les horaires récurrents sous forme de modèles et de les réutiliser mois après mois sans avoir à repartir de zéro. 

Avec Evolia, les responsables peuvent déplacer les quarts de travail par glisser-déposer via une interface intuitive, ce qui rend la réaffectation des quarts ou le comblement des postes vacants rapide et simple.

Moins d’erreurs de planification d’horaire

Les erreurs de planification manuelle appartiennent désormais au passé. Evolia signale aux responsables les conflits potentiels, tels que les chevauchements d’horaires ou les employés planifiés au-delà du nombre d’heures maximal autorisé. Des outils de conformité intégrés garantissent que les horaires respectent les normes du travail, les conventions collectives et la réglementation en matière d’heures supplémentaires.

Meilleure communication avec les employés

Les employés peuvent accéder instantanément à leurs horaires via une plateforme en ligne intuitive, ce qui élimine le besoin d’horaires imprimés ou d’appels de suivi constants. Ils peuvent également demander des échanges de quarts de travail ou mettre à jour leur disponibilité dans le système, réduisant ainsi les allers-retours entre les responsables et le personnel. Des rappels automatisés tiennent tout le monde informé des quarts de travail à venir ou des changements, réduisant ainsi les absences et les malentendus.

Optimisation des effectifs

Les logiciels de planification automatisée permettent de prévoir les besoins en personnel à partir des données historiques, ce qui permet aux responsables d’anticiper les périodes de pointe, telles que les vacances ou les pics saisonniers. Cela évite à la fois le sureffectif et le sous-effectif, tout en garantissant que les bons employés se trouvent au bon endroit au bon moment.

Économies et évolutivité

Les entreprises qui utilisent un logiciel de planification en ligne réalisent des économies considérables. Les plateformes telles qu’Evolia sont conçues pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprises, des petites équipes aux grandes sociétés, sans bouleverser l’infrastructure existante. Vous pouvez suivre les coûts de main-d’œuvre en temps réel, surveiller les heures de travail instantanément et même gérer le recrutement depuis la même plateforme en affichant les offres d’emploi et en suivant les candidat.e.s à chaque étape du processus.

Intégration avec d’autres systèmes

Evolia se synchronise avec les principaux systèmes de paie (ADP, Payworks et PowerPay, etc.) garantissant ainsi des calculs de salaire précis et réduisant les erreurs de paie. L’intégration avec des outils de suivi du temps intégrés permet une surveillance continue des heures travaillées, améliorant ainsi la précision et l’efficacité opérationnelle.

Combinés, ces avantages permettent de mettre en place un processus de planification plus rapide, plus précis, plus transparent et plus rentable. Les principales fonctionnalités d’Evolia qui permettent d’obtenir ces résultats comprennent:

• Structure d’entreprise flexible: organisez vos équipes comme vous le souhaitez pour une gestion précise des salaires et une planification simplifiée des horaires.
• Règles 100 % personnalisables: définissez toutes des règles de planification adaptées à vos activités.
• Gestion des primes et des heures supplémentaires: simplifiez la planification des heures supplémentaires en quelques clics.
• Gestion des congés : planifiez facilement les absences de longue durée (congé maternité, maladie, etc.).
• Messagerie professionnelle centralisée : tenez vos employés informés des changements d’horaires et des annonces via une plateforme unique.
• Dossiers employés centralisés : mettez à jour et retrouvez rapidement les informations sur vos employés sans vous encombrer de feuilles de calcul.
• Gestion des tâches par équipe : assurez-vous que les employés connaissent toujours leurs responsabilités, ce qui améliore la productivité et la satisfaction client.
• Intégrations : compatible avec des dizaines de plateformes de gestion et de paie pour une adoption facile à l’échelle de l’entreprise.

En conclusion

Vous avez parcouru ce guide complet sur la gestion efficace des horaires de vos employés. Qu’il s’agisse de concilier les besoins de l’entreprise et ceux des employés, de préserver la rentabilité, d’appliquer les meilleures pratiques de la plateforme ou d’utiliser des logiciels pour automatiser et optimiser vos flux de travail, vous disposez désormais de tous les outils nécessaires pour orchestrer une main-d’œuvre performante et engagée.

Une bonne gestion des horaires est un atout stratégique. Des horaires prévisibles, équitables et bien gérés réduisent le taux de roulement, limitent les coûts de main-d’œuvre et créent le type d’environnement de travail où les employés ont envie de se présenter et de donner le meilleur d’eux-mêmes.

Lorsque vous mettez en place une plateforme comme Evolia, tout cela s’intègre dans un système automatisé facile à mettre en place.

Prêt à franchir le pas?

Imaginez vos équipes de travail plus engagées, pointant via GPS sur leurs appareils mobiles et trouvant elles-mêmes leurs remplaçants lorsqu’elles ne peuvent pas assurer un service. Votre équipe de paie ne tirerait-elle pas profit d’un transfert automatique des heures travaillées vers des systèmes tels que Payworks, ADP et PowerPay?

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