Imaginez ceci : une salle d’urgence bourdonnante d’activité, un lobby d’hôtel rempli d’invités, une usine bourdonnante de productivité, et un restaurant animé servant de délicieux repas – ces secteurs ne dorment jamais, pas plus que leur personnel d’ailleurs.
Pour que les roues continuent de tourner et que les lumières restent allumées, les organisations doivent avoir recours à des stratégies astucieuses afin de planifier efficacement leurs horaires de travail.
Alors, bouclez votre ceinture et préparez-vous à découvrir les secrets derrière une planification des horaires 24/7 efficace et excitante !
Les types de planification d’horaire de travail 24/7
Les organisations œuvrant dans les secteurs de la santé, de l’hôtellerie, de la vente au détail, manufacturier, et du divertissement doivent s’assurer que tous leurs besoins en effectifs sont bien couverts. Pas seulement lorsque les clients font la file devant la porte lors d’une mégavente ou lorsque la salle des urgences est à pleine capacité, mais bien chaque minute du jour et de la nuit.
Il a été prouvé que si elles ne sont pas bien gérées, de longues heures de travail combinées à des horaires de travail par quart ont des effets néfastes sur votre personnel. Il est donc important de prendre au sérieux la gestion des horaires de travail.
Maintenir l’engagement de votre personnel et garder les troupes motivées tout en soutenant leur bien-être mental exige que vous utilisiez une application de planification des horaires de travail innovante pouvant soutenir une variété de stratégies de planification ingénieuses.
Nous avons rassemblé six des principales stratégies de planification des ressources et nous avons cerné les pour et les contre, ainsi que les secteurs pour lesquels elles sont le plus appropriées.
Méthode DuPont
Est-ce que tous les membres de votre personnel peuvent accomplir leurs rôles et responsabilités de façon sécuritaire et efficacement pendant des quarts de douze heures ? Avez-vous la possibilité de diviser votre effectif en quatre, et ce, même si vous devez avoir recours à du personnel à temps partiel, occasionnel, ou nouvellement embauché pour vous aider à couvrir tous vos besoins en personnel chaque jour et chaque nuit ? Est-ce que les membres de votre équipe apprécieraient avoir régulièrement entre trois et sept jours de congé consécutifs, juste pour recharger leurs batteries après avoir travaillé quelques quarts de nuit ?
Si vous avez répondu « oui », ne serait-ce qu’à une seule de ces questions, la méthode DuPont pourrait être idéale pour votre entreprise. La société chimique DuPont fut la première à implanter ce cycle d’horaire 24/7 dans les années 50. Un horaire DuPont avec rotation des quarts et cycle répétitif sur 28 jours ressemblerait à ceci :
Les avantages de la méthode DuPont comprennent :
- Une distribution équitable des quarts de jour et de nuit;
- La plupart des semaines, il est possible d’avoir trois à sept jours de congé consécutifs pour se reposer et faire des courses;
- Les horaires de travail plus longs éliminent la nécessité d’avoir un quart de soir. Cependant, il est souvent plus difficile de planifier du temps personnel ou familial et suffisamment de temps de repos autour de ces derniers;
- Les employés disposent de sept jours de congé consécutifs chaque mois.
Les désavantages de la méthode DuPont comprennent :
- Chaque équipe doit travailler une semaine de soixante-douze heures par cycle, ce qui peut être demandant particulièrement pour les personnes qui effectuent un travail physique comme c’est le cas dans le secteur manufacturier, ou un travail qui exige une concentration soutenue comme c’est le cas pour le secteur de la santé. Des pauses prolongées pendant les quarts de nuit peuvent aider avec ce facteur.
- Devoir remplacer un employé qui se déclare malade ou qui est blessé peut représenter un défi pour une organisation qui ne dispose pas de suffisamment de personnel sur appel.
- S’adapter à la Méthode DuPont peut s’avérer difficile pour certaines entreprises et entrer en conflit avec les amis et la famille qui travaillent sur des horaires opposés.
Plusieurs organisations des secteurs suivants jugent que l’approche DuPont est efficace :
- Services publics
- Services de police, urgence, et incendie
La Méthode DuPont convient mieux aux personnes qui sont en mesure de passer efficacement d’un horaire de jour à un horaire de nuit ou pour qui la perspective de congés prolongés les motive à travailler plusieurs heures la semaine précédente.
Horaires avec rotation des quarts
La rotation des quarts est une approche plus simple pour la gestion du personnel que la Méthode DuPont et elle implique moins d’heures supplémentaires. Chaque équipe travaille de jour pendant une ou deux semaines, puis passe à un horaire de nuit pour la semaine qui suit ou les deux subséquentes.
Les avantages d’un horaire avec rotation des quarts :
Les horaires avec rotation des quarts sont faciles à retenir et à planifier. De plus, ils permettent aux employés d’assumer des responsabilités ou d’effectuer des tâches pour lesquelles ils pourraient ne pas avoir le temps pendant le jour. Par exemple, certains employés en profiteront pour terminer des formations en ligne ou des tâches administratives. Il est évident que l’horaire à quarts rotatifs est une méthode de planification des horaires juste et équitable qui peut augmenter le moral des employés, leur engagement et leur rétention.
Les désavantages d’un horaire avec rotation des quarts :
Ils sont plus indiqués dans le cadre de longs quarts de 12 heures, ce qui peut entrainer fatigue et épuisement si les pauses et les temps de sieste ne sont pas gérés efficacement.
L’industrie hôtelière, y compris les hôtels, les restaurants, et les bars, est un secteur idéal pour les quarts rotatifs. La valeur des pourboires varie d’un quart à l’autre ; de plus, les quarts de soir, plus occupés, peuvent s’avérer plus fatigants physiquement et mentalement s’ils ne sont pas répartis équitablement parmi tous les membres du personnel. Les infirmières, les personnes œuvrant auprès des aînés, et les médecins travaillent souvent mieux sur de longs quarts de jour ou de nuit puisqu’il est obligatoire pour eux d’être de garde sur 24 heures, de plus les professionnels de la santé sont peu nombreux dans plusieurs secteurs. Le travail en rotation peut avoir des répercussions sur le mode de vie des infirmières et des médecins, il est donc important de bien maitriser cette méthode de gestion des horaires dans le secteur de la santé.
Horaire en alternance 4/4
Vos employés sont-ils à l’aise de travailler pendant 12 heures consécutives et souhaitent-ils travailler selon un horaire stable et prévisible tout en étant affectés à une même équipe ? SI c’est le cas, il vous faut considérer la méthode de travail en alternance 4/4. Il s’agit simplement de quatre jours de travail, suivis de quatre jours de congé, puis quatre nuits de travail suivies de quatre jours de congé.
Avantages
- Chaque employé travaille sa juste part de quarts de nuit et profite de quatre journées de congé complètes par cycle.
- Étant donné que les employés ont quatre journées de congé consécutives à chaque cycle, cela permet aux employés motivés d’assumer, à l’occasion, un ou deux quarts de travail supplémentaire pour couvrir l’absence d’un collègue malade ou en congé prolongé.
- Cela permet de prévenir les épuisements et de respecter les engagements familiaux.
- Cela facilite également la couverture de vacances ou des absences inattendues.
Désavantages
- Il peut s’avérer difficile de planifier la couverture de tous les besoins de votre organisation 24/7, en particulier si vos employés ont des compétences ou des connaissances spécialisées. Assurer une formation croisée de vos employés peut pallier cet enjeu.
- Certains employés peuvent trouver difficile de faire la transition entre les quarts de nuit et de jour, même après quatre journées de congé.
Ce type de planification est plus adapté pour ces secteurs :
-
Manufacturier
-
Santé
-
Premiers répondants/secouristes
-
Camionnage sur longues distances
-
Hôtellerie
Horaire de travail 2-2-3
Semblable aux systèmes décrits précédemment, les employés qui travaillent des quarts de 12 heures sur des cycles de 28 jours selon un modèle 2-2-3 sont affectés à une équipe précise. Chaque équipe travaille de jour pendant deux quarts consécutifs de 12 heures, suivis de deux jours de repos, puis travaille de nuit pendant trois quarts consécutifs de 12 heures qui sont également suivis de deux jours de congé. Cette méthode totalise environ 14 quarts par mois, ou 180 jours et nuits ouvrés par année.
Avantages
- Le personnel obtient plus de journées de congé que les employés qui travaillent des quarts de 8 heures.
- Une couverture 24/7 offre plus de flexibilité aux clients.
Désavantages
- La planification et la gestion de couverture des congés prolongés peuvent représenter un défi.
- Certains employés peuvent avoir de la difficulté à faire la transition entre les quarts de jour et de nuit, et compromettent leur santé à cause du manque de sommeil.
- Ce n’est pas un modèle facilement prévisible ; une communication constante entre le planificateur et le personnel est cruciale.
Ce type de planification est plus adapté pour ces secteurs :
De nombreux organismes d’application de la loi utilisent de modèle de planification.
Horaire en alternance 4 jours travaillés – 3 jours de congé
Le modèle 3-4 s’effectue sur un cycle de 21 jours qui nécessite que 6 équipes d’employés travaillent 4 quarts de 10 heures pour ensuite avoir 3 jours de congé. Chaque employé travaillera 12 quarts à chaque cycle. Les employés peuvent se voir assignés des horaires se chevauchant pour couvrir les périodes de pointe, de jour ou de nuit. Le personnel chargé de la planification d’horaire peut également affecter plus de personnel aux journées de la semaine ou du mois qui sont les plus occupées, et inversement, réduire les effectifs des journées moins occupées.
Selon la nature de votre entreprise et de son flux d’occupation, les paramètres marquant l’heure du début et de la fin d’un quart varieront pour les quarts de jour, de soir (relève), et de nuit.
Avantages
- Ce modèle de planification permet d’assurer une couverture 24/7, tout en tenant compte des variations de clientèle et des modèles d’utilisation du personnel.
- Les employés disposent de trois jours de congé consécutifs chaque semaine.
Désavantages
- Les entreprises doivent avoir un effectif important pour assurer une couverture 24/7.
- Les employés peuvent trouver que ce modèle d’horaire est peu pratique puisque leur quart de travail peut commencer à des heures non traditionnelles du jour ou de la nuit.
- Maintenir un tel modèle peut s’avérer difficile dans le cas de couverture d’employés en congé prolongé.
- Les quarts rotatifs semaine après semaine peuvent présenter une certaine difficulté si les besoins de jours surpassent de beaucoup les besoins de nuit.
Ce type de planification est plus adapté pour ces secteurs :
- Centres d’appels
- Manufacturier
- Soins de santé
- Transport comme conducteurs d’autobus, camionnage sur courte distance
Modèle d’horaire continental
Le modèle continental fonctionne avec quatre équipes sur trois quarts de huit heures. Chaque équipe travaille deux quarts le matin, deux quarts de relève de jour, puis deux quarts de nuit avant deux jours de congé.
Avantages
- Certains employés n’ont d’énergie que pour des quarts de huit heures et préfèrent avoir plus de temps personnel chaque jour.
- Généralement, les employés bien reposés sont plus performants sur un quart de travail plus court.
Désavantages
- Les quarts de travail de 8 heures permettent moins de jours de congé.
- Les transitions fréquentes entre un quart de jour et un quart de nuit peuvent s’avérer difficiles pour plusieurs employés, ce type d’horaire entraine souvent de la fatigue et des enjeux de santé.
Ce type de planification est plus adapté pour ces secteurs :
- Manufacturier
- Hôtellerie
- Transport aérien et aéroport
- Services publics
- Soins de santé, soins des aînés, et services adaptés
Les entreprises qui adoptent un modèle d’horaire continental peuvent ajuster leur effectif en fonction les périodes de pointe du jour ou de la nuit.
À considérer en fonction des secteurs
Manufacturier
Les employés du secteur manufacturier doivent effectuer beaucoup de tâches répétitives, souvent exigeantes physiquement.
Type d’horaire à privilégier
- 4 jours de travail/4 jours de congé
- Continental
- 4 jours de travail/3 jours de congé
Lecture conseillée : Le guide ultime de gestion d’horaire de travail des employés manufacturiers
Soins de santé
Les travailleurs de la santé et ceux qui prennent soin des aînés doivent souvent réagir à des situations de vie ou de mort, ils sont souvent debout pendant de longues périodes, et doivent être en mesure de maintenir un important niveau de concentration.
Type d’horaire à privilégier
- 4 jours de travail/4 jours de congé
- Continental
- 4 jours de travail/3 jours de congé
Commerce de détail
Les employés œuvrant en commerce de détail devant transiger directement avec des clients sont souvent au sommet de leur forme entre 9 h et 21 h. Les commis qui s’occupent de regarnir les rayonnages et de concevoir des présentoirs disposent d’une plus grande flexibilité sur des cycles de 24/7. Il est crucial de prioriser une couverture adéquate.
Type d’horaire à privilégier
- Continental pour les employés de plancher
- 4 jours de travail/4 jours de congé
- 4 jours de travail/3 jours de congé
Hôtellerie
Les restaurants et les bars ont des besoins en effectif différents que les hôtels, leurs besoins peuvent évoluer en fonction du jour de la semaine ou du mois de l’année. Il est crucial pour eux d’utiliser un modèle flexible de planification des horaires
Type d’horaire à privilégier
- 4 jours de travail/4 jours de congé
- Continental
- 4 jours de travail/3 jours de congé
Comment mieux gérer et créer des horaires de travail 24/7
Utiliser un logiciel
La gestion de plusieurs équipes d’employés au sein d’un environnement d’affaires dynamique peut représenter un défi.
Une application de gestion d’horaires intelligente et intuitive peut aider une entreprise qui opère sur un horaire 24/7 à adopter un système de planification des quarts et, ce faisant, à identifier les tendances et les anomalies. Alors que de nouveaux employés à temps complet, à temps partiel, ou occasionnels se joignent ou quittent votre organisation, l’utilisation d’une plateforme logicielle SaaS éprouvée peut vous permettre :
- D’assurer la sécurité, la motivation et l’engagement de votre personnel
- De vous assurer que les besoins des clients et des patients sont satisfaits
- D’identifier les employés qui ont besoin d’accompagnement pour garantir qu’ils sont disponibles lors des quarts de travail auxquels ils sont affectés.
- De déterminer si une plateforme de gestion du personnel pourrait fonctionner pour votre organisation, ou si vous devriez vous tourner vers une plateforme différente tout en assurant un impact minimum pour votre entreprise.
Assurer l’adhésion de votre personnel
Il faut vous assurer que les employés comprennent les détails, les avantages, et les sacrifices qu’implique un modèle de planification des horaires avant de procéder à son implantation. Assurez-vous qu’ils comprennent les moments auxquels ils doivent travailler et qu’ils sont avisés de tout changement le cas échéant. Tous ces modèles d’horaires comportent beaucoup de variables et exigent des outils avancés.
Pour qu’un modèle de planification du travail fonctionne adéquatement, l’équipe des RH doit s’assurer de bien communiquer au personnel les politiques de congé et les procédures.
Apprenez comment un logiciel de communication interne peut optimiser votre façon de communiquer avec votre personnel
Soyez juste et équitable
Travailler sur des quarts de nuit peut s’avérer difficile, particulièrement pour les rôles qui nécessitent une concentration soutenue ou une endurance physique prolongée. Prévoir trop de personnel durant un quart de nuit lors de périodes peu achalandées peut s’avérer démoralisant, et être un mauvais investissement de vos ressources. Un trop grand nombre d’heures supplémentaires peut avoir un effet néfaste sur votre bénéfice net. Déterminez des moyens de gérer efficacement les horaires de votre personnel.
Lorsque possible, permettez à vos employés de passer du temps avec leurs amis et leur famille, et accordez-leur le temps de récupérer après plusieurs quarts consécutifs avant de s’adapter à des heures différentes de début et de fin de quart. L’engagement, la loyauté et le rendement de vos employés découle d’un sentiment de valorisation de leur contribution et de leur temps.
Conclusion
Et voilà, c’était le merveilleux monde des modèles de planification des horaires de travail 24/7 ! Un horaire optimisé et efficace peut non seulement aider vos employés, mais aussi vous assurer d’épargner sur les coûts liés aux heures supplémentaires.
Alors que les secteurs des soins de santé, de l’hôtellerie, du commerce de détail, de la fabrication, et du divertissement continuent d’évoluer, il est de plus en plus évident que l’implantation de méthodes de planification du travail efficaces et équilibrées devient crucial.
Armées de la conscience de l’existence de stratégies sensées et l’avènement de logiciels de planifications des horaires à la fine pointe, les entreprises peuvent surmonter avec agilité les défis que représente le fonctionnement en continu d’une entreprise.
Alors que le monde continue de tourner en rond, souvenez-vous qu’il est critique de garder vos troupes engagées, motivées, et reposées, c’est la clé du succès dans l’environnement en constante évolution d’un fonctionnement 24/7 !
Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et simplifiez votre gestion des horaires.
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