Le guide ultime de gestion d’horaire de travail des employés manufacturiers
L’industrie manufacturière est confrontée à d’importants défis en matière d’horaire des employés.
Des règles syndicales aux lignes de production qui doivent fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en passant par le mélange de compétences dont vous avez besoin pour les membres de l’équipe, il y a des considérations essentielles à prendre en compte à tout moment.
Pour gérer la main-d’œuvre et les besoins de production de votre entreprise, vous devez investir dans la création d’un calendrier et d’un processus de fabrication qui fonctionnent pour l’ensemble de votre entreprise.
Dans ce guide, nous vous montrerons tout ce que vous devez savoir sur les horaires de quarts dans le secteur manufacturier.
Nous examinerons les types courants d’horaires de travail, comment choisir celui qui vous convient, les meilleures pratiques en matière de planification, et plus encore.
Prêt? Commençons.
Qu’est-ce que la gestion d’horaire dans le secteur manufacturier?
Votre gestion de quart dans le secteur manufacturier dicte l’horaire, les heures et la structure de l’équipe dans votre entreprise.
Les horaires de travail indique le nombre d’heures par semaine que chacun travaille, s’il doivent travailler de jour ou de nuit (ou les deux), combien de jours de congé il a et le nombre d’équipes dans lesquelles votre entreprise est divisée pour s’assurer que votre entreprise peut fonctionner 24/7.
Décider du calendrier des équipes de fabrication que votre entreprise suivra est une étape importante et dictera une grande partie de votre processus de gestion du personnel à l’avenir.
Les entreprises manufacturières peuvent suivre de nombreux types d’horaires de travail. Le bon dépendra de vos besoins uniques. Jetons un coup d’œil à certains types d’horaires de quarts dans le secteur manufacturier.
Types courants et exemples d’horaires de travail
Il existe une variété de types de quarts de travail utilisés dans l’industrie manufacturière.
Le meilleur dépendra des besoins de votre entreprise, de la taille de votre équipe et de vos préférences.
Voici quelques exemples d’horaires que vous pouvez envisager de tester et de mettre en œuvre dans votre entreprise.
1. Quarts rotatifs
Les modèles de quarts rotatifs sont un type d’horaire où les employés alternent constamment entre les quarts de jour et de nuit. Par exemple, la semaine A, une équipe travaillera sur des quarts de jour, et la semaine B, elle passera au quart de nuit, puis reviendra aux jours.
Les horaires de travail en rotation sont courants pour les entreprises qui exigent de la cohérence dans leurs processus et ne veulent pas d’un système de gestion des personnes trop complexe.
2. Changements Dupont
Les quarts de travail Dupont sont des horaires manufacturiers qui suivent un cycle de quatre semaines et utilisent un modèle de rotation de 12 heures.
Votre effectif sera divisé en quatre équipes, alternant à tour de rôle entre les équipes de jour et de nuit, avec des jours de congé au milieu.
Le principal avantage d’un quart de travail rotatif Dupont pour les employés est que chaque équipe aura une pause consécutive de 7 jours chaque mois.
Cependant, le modèle nécessite que vous disposiez de quatre équipes, chacune composée de personnes suffisamment qualifiées pour gérer toutes les fonctions de votre entreprise de fabrication.
Cela peut amener les employés à travailler pendant plusieurs jours consécutifs sans beaucoup de pauses.
3. Équipes 2-3-2
Les horaires de travail 2-3-2, également connus sous le nom d’horaire Pitman, sont un modèle qui divise votre personnel en quatre équipes, où chaque équipe travaille selon un horaire rotatif sur une période de quatre semaines.
Les équipes travaillent deux jours de suite, deux jours de repos, trois jours de travail, deux de repos, deux de travail et trois jours de repos (ou nuits).
Parce que le calendrier s’étend sur quatre semaines, il y a de la cohérence pour votre équipe.
Cependant, cela peut être fatigant pour le personnel en raison de l’exécution de trois quarts de travail consécutifs de 12 heures.
4. Quarts de travail 4 sur 4
Les horaires 4 sur 4 sont efficaces, car ils offrent à votre entreprise une couverture 24h/24 et 7j/7.
Un exemple de modèle de changement de vitesse 4 sur 4 serait :
● 4 jours de travail
● 4 jours de repos
● 4 nuits de travail.
● 4 jours de repos
Le principal inconvénient est que le personnel devra travailler le week-end.
Cependant, dans le secteur manufacturier, cela se produit également avec la plupart des autres modèles de quarts de travail.
Le principal avantage est que le personnel bénéficie effectivement de quatre jours de semaine de travail et de quatre jours de congé à la fois pour se reposer.
5. Quarts de cimetière
Les quarts de cimetière (un nom commun pour les quarts de nuit) sont difficiles à éviter dans le secteur manufacturier, car la plupart des entreprises doivent fonctionner 24 heures sur 24.
Il est rare d’avoir besoin d’un modèle d’équipe qui repose exclusivement sur des personnes travaillant de nuit.
Si votre entreprise fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et que vous avez besoin d’employés pour travailler le quart de nuit, assurez-vous qu’ils ont du temps libre et qu’ils n’ont pas toujours besoin d’y travailler, car cela peut entraîner un épuisement professionnel.
Il existe d’autres types d’horaires que vous pouvez utiliser, mais il n’y a pas de meilleur horaire de travail unique pour le manufacturier.
La clé est de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise. Lorsqu’il est en place, vous pouvez commencer à suivre les horaires de vos employés en utilisant Voilà!
Image de l’horaire dans Voilà!
Comment choisir le bon type d’horaire de travail pour votre équipe manufacturière
1. Déterminez vos objectifs commerciaux
Tout d’abord, votre modèle d’équipe doit s’adapter à votre entreprise
● Avez-vous besoin de gérer une usine 24h/24 et 7j/7 ?
● Y a-t-il des jours de congé dans votre calendrier de production?
● Avez-vous besoin de membres d’équipe avec certaines compétences disponibles en tout temps?
Des considérations commerciales comme celle-ci affecteront l’horaire de travail que vous choisissez et la façon dont vous gérez votre équipe sur une base quotidienne.
2. Regardez vos jours et heures les plus occupés et les plus lents
Différentes entreprises manufacturières ont des exigences différentes à leur égard.
Vous pourriez avoir une demande à différents moments du mois ou de l’année.
En plus de cela, vous pouvez travailler selon un horaire quotidien où vous avez besoin que les marchandises soient envoyées à une heure donnée, et devrez tenir compte de cette demande accrue de la part de votre équipe.
Si vos besoins en personnel sont variables, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’horaire intelligent comme Voilà! pour permettre à votre équipe RH d’ajuster facilement les besoins en personnel, d’affecter les membres de l’équipe aux quarts de travail et de trouver les meilleurs employés pour chaque quart de travail.
3. Assurez-vous que vos horaires de travail conviennent à votre personnel
Votre entreprise doit fonctionner et atteindre ses objectifs.
Mais, votre personnel doit avoir un horaire qui correspond à son train de vie. Si vous pouvez établir un horaire qui offre un équilibre sain, vous améliorerez la satisfaction et la rétention des employés, tout en assurant le bon fonctionnement de votre entreprise.
Considérant que 80 % des salariés manufacturiers s’attendent à ce que leurs employeurs introduisent des modèles de travail plus flexibles, il y aura une demande de flexibilité de la part de votre équipe et une volonté d’adapter leur horaire de travail à leur vie en dehors du travail.
La flexibilité sera toujours requise, il est donc essentiel que vous gardiez une communication ouverte au travail entre vous et votre employé.
Cela garantira que vous créez un horaire de travail qui offre à la fois des résultats pour votre entreprise et un juste équilibre pour votre équipe.
Cinq meilleures pratiques de planification des employés pour l’industrie manufacturière
1. Utilisez un logiciel pour automatiser le processus
La première étape pour améliorer la façon dont vous gérez la planification de vos employés est d’avoir un outil qui peut vous aider.
La gestion manuelle de la disponibilité des employés sur papier ou dans des feuilles de calcul est archaïque et difficile.
Ces outils traditionnels sont rarement en temps réel, ce qui peut poser des problèmes affectant l’efficacité avec laquelle une équipe de gestion RH peut faire son travail.
Utiliser une plateforme de gestion de la main-d’œuvre comme Voilà! vous permet de créer des règles personnalisables, de créer des horaires et d’alerter facilement les employés s’il y a des changements nécessaires à leur horaire de travail.
Faciliter la visualisation de vos lignes de production peut vous aider à avoir une vision plus claire de la situation, ce qui vous permet de demander aux employés de travailler des quarts supplémentaires ou d’embaucher de nouveaux employés pour combler les lacunes.
2. Planifiez à l’avance pour éviter les surprises
La planification est essentielle lors de la création de vos horaires de travail.
Si votre chaîne de production ou vos stations n’ont pas de personnel, elles ne peuvent pas fonctionner, ce qui peut entraîner des objectifs et des délais manqués.
Si vous savez que vos besoins en matière de gestion de main-d’œuvre sont déjà en place un, deux ou six mois à l’avance, votre travail sera plus prévisible et vous pourrez relever de nouveaux défis au fur et à mesure qu’ils se présenteront.
Lorsqu’un employé se déclare malade ou demande un congé à l’avance, vous saurez déjà quels autres employés sont disponibles pour le remplacer et intervenir.
Image des niveaux d’invitations à un quart de travail sur Voilà!
Vous pouvez également hiérarchiser les employés à appeler en fonction de leurs compétences ou de leur ancienneté.
3. Parlez à votre personnel de ses besoins et disponibilités
Un des plus gros défis RH dans le secteur manufacturier est de gérer la disponibilité de votre équipe.
La meilleure façon de commencer à élaborer votre processus de gestion des quarts de travail est de consulter votre équipe au sujet de ses besoins.
● Quelqu’un a-t-il besoin d’un jour de congé particulier en raison de besoins de garde d’enfants?
● Y a-t-il des employés qui ont des compétences dont vous avez besoin à tout moment dans l’entreprise?
● Les gens ont-ils une préférence pour certains types de travail par rapport à d’autres?
C’est un bon moyen de comprendre les besoins de votre équipe et fournir un point de départ pour constituer vos équipes pour chaque quart de travail.
Même si vous ne trouvez pas la solution parfaite, vos employés vous seront reconnaissants de les avoir consultés lors de la création de vos horaires de travail et de l’attribution des quarts de travail, ce qui augmentera leur engament à long terme.
En plus de cela, le choix d’un modèle d’horaire qui satisfait votre équipe est la clé de la rétention – surtout si l’on considère que les études estiment qu’il y aura « un manque de 2,1 millions d’emplois qualifiés d’ici 2030 » dans l’industrie manufacturière.
4. Examinez comment les différents calendriers affectent les objectifs et les résultats de l’entreprise
Selon le type d’entreprise manufacturière, différents calendriers peuvent affecter la manière dont les objectifs commerciaux sont atteints.
Construisez vos horaires de travail en tenant compte de vos objectifs commerciaux pour vous assurer d’avoir toujours du personnel prêt à remplacer les autres en cas d’absentéisme ou d’avoir la capacité d’augmenter les effectifs pendant les périodes de pointe.
Cela garantit que vous avez toujours la capacité de faire fonctionner vos lignes de production et que vous ne serez pas confronté à des retards inutiles.
En plus de cela, soyez agile. Si vous vous rendez compte que votre horaire de travail actuel ne fonctionne pas comme prévu, soyez prêt à le modifier à l’avenir.
5. Restez conforme à vos réglementations locales
Que vous soyez aux États-Unis, au Canada ou ailleurs, vous aurez des lois locales à respecter.
Lors de la création de vos horaires de travail, assurez-vous toujours que vous n’enfreignez aucune loi locale.
Les plus courantes qui s’appliquent à l’industrie manufacturière sont un plafond sur les heures de travail par semaine, les exigences de rémunération des heures supplémentaires, les durées de pause obligatoires entre les quarts de travail, etc.
Si vous respectez les réglementations locales et toutes les exigences syndicales nécessaires, vous pourrez créer les horaires de vos employés sans vous soucier des conséquences négatives pour l’entreprise.
Vous pouvez gérer ces contraintes d’horaire avec Voilà!
Par exemple, supposons que les accords syndicaux ou les contraintes de certains postes signifient qu’un employé a besoin de durées de pause minimales. Dans ce cas, vous pouvez les ajouter dans vos paramètres de gestion et ils seront appliqués automatiquement.
Les règles de gestion d’horaire intelligente sont également utiles si votre entreprise doit intégrer des quarts de travail fractionnés en raison de demandes accrues à différentes parties d’un quart de travail.
Comment le logiciel de gestion de la main-d’œuvre aide à améliorer votre gestion d’horaire
Vous pouvez créer une feuille de calcul complexe dans Excel, en cartographiant votre semaine, votre mois et même votre année de planification.
Cependant, cela va prendre du temps à créer et à maintenir.
L’option la plus simple et la plus efficace consiste à utiliser un logiciel de gestion des effectifs.
Voici comment cela peut vous aider :
1. Automatisez la gestion des effectifs à grande échelle
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre flux de travail de gestion des effectifs peut devenir difficile à gérer.
À l’aide d’un logiciel de gestion des effectifs, vous pouvez créer des systèmes qui vous permettent de segmenter vos équipes et vos services à l’aide de règles personnalisées, d’attribuer facilement des quarts de travail à des employés individuels et de réduire le roulement en permettant aux employés de comprendre facilement quand ils sont nécessaires au travail.
Ce sera un outil centralisé pour tous vos besoins de gestion des employés, et vous n’aurez pas besoin de sauter constamment entre les fils de discussion, les feuilles de calcul et les systèmes papier.
2. Assure la sécurité et le contrôle des coûts de main-d’œuvre avec des règles prédéfinies qui répondent aux besoins de votre entreprise
En fonction de votre secteur d’activité, de votre entreprise et de votre emplacement, vos besoins en matière de sécurité varient.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un superviseur possédant certaines qualifications en tout temps.
Vous pouvez utiliser Voilà! pour établir des règles qui s’appliquent à chaque quart de travail dans votre entreprise. Si des employés correspondant à des conditions sont nécessaires, vos horaires peuvent être automatiquement créés pour inclure au moins une de ces personnes dans chaque quart de travail.
Cela signifie que votre lieu de travail ne sera jamais soumis à des risques pour la sécurité en raison d’un manque de personnel et que votre équipe livrera toujours le travail pour lequel elle est sur place.
En plus de cela, vous pouvez utiliser un logiciel pour contrôler vos coûts.
Vous pouvez suivre les salaires de chaque employé afin de savoir combien sont dépensés par quart de travail. À l’aide de ces données, vous pouvez constituer votre effectif pour vous assurer que vos plafonds de coûts ne sont jamais dépassés.
3. Maximise la productivité et réduis le roulement du personnel
Les outils de gestion de main-d’œuvre dans le secteur manufacturier vous permettent d’ajouter des composants en libre-service à votre flux de travail de planification.
Cela signifie que les employés peuvent prendre le contrôle de leurs horaires de travail, en étant habilités à prendre des mesures telles que:
● Prendre de nouveaux quarts de travail lorsqu’ils ont de la disponibilité
● Faire des demandes de congés
● Pointer l’arrivée et la sortie des quarts de travail
Ils peuvent introduire ces demandes et actions sans avoir à passer par une longue chaîne de courriels, et vous pouvez facilement gérer les demandes dans une interface simple.
Même si l’industrie manufacturière peut souvent avoir des secteurs d’activité qui utilisent des outils archaïques en raison du coût élevé de la mise à niveau d’une usine de production entière, une étude de Deloitte a démontré que 57 % des employés de l’industrie manufacturière sont ouverts à l’utilisation de la technologie et des processus pour optimiser leurs flux de travail.
Si vous pouvez intégrer votre équipe, vous en verrez rapidement les avantages.
4. Réduis le vol de temps et les absences en surveillant les présences en temps réel
Le vol de temps est un risque dans toutes les entreprises grâce à des méthodes telles que le pointage entre amis – parfois utilisé si quelqu’un est en retard et demande à quelqu’un de pointer pour lui.
Avec les méthodes de pointage manuel, il existe également un risque que les employés oublient de pointer, ce qui peut causer des maux de tête potentiels aux RH lorsque ces heures doivent être mises à jour manuellement à une date ultérieure.
Une console de pointage basée sur le Web comme Voilà! permet aux membres de l’équipe de pointer facilement à leur arrivée.
Image du pointage dans Voilà!
Le système de pointage web peut être combiné avec une horloge GPS mobile, qui suit l’emplacement des employés au moment du pointage.
Il s’agit d’un moyen simple, mais efficace de réduire les pointages entre amis et d’améliorer la précision du suivi du temps.
5. Trouve un remplaçant de dernière minute pour vous grâce aux quarts ouverts
Les entreprises manufacturières doivent être entièrement dotées en personnel. Vous pouvez vous assurer que vos lignes de production sont toujours pourvues en personnel à l’aide des quarts ouverts, qui sont disponibles dans les logiciels de gestion d’horaire comme Voilà!
Lorsqu’une position est ouverte, vous pouvez l’ouvrir pour laisser les employés qualifiés postuler. Les employés peuvent postuler sur un quart de travail, avec tous les détails sur la date et l’heure, sans que vous ayez besoin de décrocher un téléphone et d’appeler qui que ce soit.
Vous pouvez ensuite déterminer quel employé est le mieux adapté pour le quart de travail et planifier votre remplacement de dernière minute.
En conclusion
La planification des quarts de travail des employés dans le secteur manufacturier peut être difficile en raison des réglementations, des besoins de main-d’œuvre et de vos exigences commerciales uniques.
Comme nous l’avons vu dans ce guide, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Les exemples d’horaires de travail que nous avons examinés sont des options courantes, et vous devrez choisir celui qui vous convient en fonction de ce qui garantira que votre entreprise atteigne les objectifs en place.
Il existe une gamme de meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour assurer le bon déroulement du flux de travail de planification des quarts de travail de vos employés, et l’une des meilleures façons de commencer est d’utiliser un logiciel de gestion de la main-d’œuvre adapté au manufacturier comme Voilà!
Obtenez votre démo gratuite de Voilà! pour voir comment cela peut vous aider à répondre à vos besoins actuels en matière de gestion des équipes de production.
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