3 solutions à vos problèmes d’horaires de dernière minute

Peu importe l’industrie, une main-d’œuvre à horaire variable peut être aussi imprévisible que la météo.

Un instant, vous avez un effectif complet, et la minute suivante, vous jouez du téléphone pour essayer de trouver un remplaçant pour un employé qui vient de quitter en maladie.

Et un remplacement mal géré peut rapidement créer un effet d’entrainement et affecter négativement l’ensemble de vos employés.

Ajoutez des retards et un problème personnel dans le mix et soudainement les changements de dernière minute deviennent votre principal emploi du temps.

Des changements d’horaire de dernière minute peuvent faire de sérieux ravages dans votre entreprise et vos employés de plusieurs façons.

Du désengagement des employés aux pertes financières, les conséquences sont nombreuses.

Selon l’avocat québécois Daniel Leduc:

“Les employeurs consacrent jusqu’à 20 % de leur masse salariale uniquement aux coûts directs et indirects liés aux absences imprévues.”

De plus, si vous ne pouvez pas avoir suffisamment d’employés en poste, le service client en souffrira rapidement.

Et si vos clients mécontents décident de ne pas revenir vers votre entreprise, vos revenus en souffriront.

La morale de l’histoire?

Même si vous ne pouvez pas contrôler la nature imprévisible de vos employés et de leurs horaires, vous pouvez apprendre à minimiser leurs impacts et à réagir en conséquence.

Voici 3 solutions aux changements d’horaire de dernière minute les plus fréquents :

1. Gérez les absences, avec un bassin de remplacement

Saviez-vous que l’absentéisme de dernière minute peut vous coûter près de 3 600 $ par année par travailleur?

Autre fait intéressant, un peu plus de 52% de l’absentéisme n’est pas lié à la maladie.

Comprendre les principaux facteurs derrière ces absences, comme un moral bas des employés, le désengagement et le manque de flexibilité au travail, contribue grandement à le réduire en premier lieu.

En fait, les entreprises maintenant un moral élevé observent une baisse de près de 33 % de l’absentéisme face à celles où le moral est bas.

Étude après étude, on note comment le désengagement des employés a une forte corrélation avec leurs absences.

Alors qu’à l’inverse, 78% des employés ont déclaré que des modalités de travail flexibles les rendaient plus productifs.

Une fois que vous avez identifié les principaux enjeux, un moyen efficace de gérer les absences consiste à créer un bassin de remplaçants.

En d’autres mots : identifiez un petit groupe d’employés polyvalents capables et désireux d’intervenir comme solution de dernière minute pour combler un quart de travail.

Ces bassins peuvent inclure des employés à temps partiel, des travailleurs occasionnels et même des employés à temps plein qui cherchent des opportunités d’heures supplémentaires.

Avec Voilà!, vous pouvez facilement assigner des quarts de travail aux employés en attente et être averti lorsqu’ils l’acceptent.

Sinon, si vous avez à l’esprit un employé qualifié, vous pouvez lui réassigner directement les quarts laissés vacants.

En automatisant la tâche fastidieuse de trouver l’employé optimal pour combler un quart de travail au pied levé, vous pouvez recommencer à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

2. Gérez les changements de disponibilité en permettant aux employés d’échanger des quarts entre eux

La vie quotidienne apporte son lot de situations hors de votre contrôle.

Qu’un employé tombe malade ou ait besoin de changer de quart de travail pour des raisons personnelles, il revient à vous, le gestionnaire de réfléchir et réagir en conséquence.

La main-d’œuvre à horaire variable apporte un casse-tête de planification. Il est donc essentiel d’essayer de trouver la bonne pièce pour combler le vide tout en se concentrant sur la vue d’ensemble.

Combler des remplacements à la volée est non seulement stressant pour l’employeur, mais perturbant pour l’ensemble des employés impactés.

Personne n’aime rester coincé avec un quart de travail indésirable.

Au lieu de faire les allers-retours pour trouver un remplaçant approprié, pourquoi ne pas donner aux employés les moyens de prendre en charge leurs propres horaires?

Plus précisément, d’échanger des quarts les uns avec les autres en temps réel.

Vous pouvez aussi choisir le degré de flexibilité que vous souhaitez offrir en décidant d’approuver ou non les échanges souhaités.

Avec des contrôles personnalisés à votre entreprise, les employés peuvent communiquer et échanger des quarts de travail directement sur leur mobile à l’aide de l’application de Voilà!

Avec plus de flexibilité dans la sélection et la gestion des quarts de travail, l’absentéisme des employés est réduit et votre main-d’œuvre devient plus productive.

3. Gardez vos employés informés des changements de dernière minute à l’aide de notifications intelligentes

Dans la frénésie des horaires rotatifs, les changements se produisent fréquemment.

Qu’il s’agisse d’un changement d’équipe, de position ou de lieu, il peut être difficile pour votre personnel de suivre le rythme des réaffectations requises à la dernière minute.

Avec des ajustements constants, les courriels ou les notifications peuvent facilement se perdre dans la frénésie ambiante.

Une solution plus simple et rapide consiste à utiliser une plateforme de gestion des employés qui informe automatiquement ceux-ci (via la méthode de leur choix) de tout changement qui impacte leurs horaires.

Que ce soit via des notifications push ou par courriel, une solution de gestion de la main-d’oeuvre comme Voilà! s’occupe de garder tous vos employés informés.

De cette façon, vous êtes assurés qu’aucune mise à jour ne passe inaperçue et qu’un changement dans vos horaires s’aligne correctement avec la planification de vos départements ou lignes de production.

De plus, les employés de différents services peuvent communiquer directement entre eux avec leur mobile via la plateforme de messagerie conviviale de Evolia.

 Conclusion

Malgré ces problèmes de gestion de dernière minute fréquents, la gestion de votre main-d’œuvre se doit de demeurer simple et efficace.

Autant vous ne pouvez pas contrôler la nature imprévisible qui en découle, vous pouvez toutefois apprendre à y réagir de manière efficace.

Qu’il s’agisse d’absences, de changement de disponibilités ou de changements d’horaire imprévisibles, il existe une solution à chaque problème.

Grâce à l’automatisation et à la planification intelligente, une solution de gestion de la main-d’œuvre vous fera gagner du temps et vous évitera bien des maux de tête.

En tirant profit d’une technologie de main-d’œuvre qui réfléchit à votre place, vous gagnez du temps dans votre journée pour vous concentrer sur ce qui compte le plus : la croissance de votre entreprise.

Si vous souhaitez gagner du temps et optimiser vos opérations, n’hésitez pas à communiquer avec l’un de nos spécialistes Voilà!