Comment préparer les horaires d’été grâce aux outils de Voilà!
Avec le soleil qui revient et la neige qui fond, je voulais prendre cette capsule pour vous aider à vous préparer pour la saison estivale. Voilà! vous offre une panoplie d’outils qui vont vous aider à bien planifier votre horaire d’été et à vous assurer que celui-ci convient à vos gestionnaires et à vos employés.
La première chose que je vous conseille de faire est de commencer à collecter les demandes de vacances de vos employés. Pour ce faire, vous pouvez envoyer un message chat à vos employés via la messagerie de Voilà!. Vous pouvez également utiliser la fonction des annonces pour mettre un message sur votre babillard, invitant les employés à soumettre leurs dates de vacances avant une date fixe.
Une fois que les demandes de vacances sont entrées sur Voilà!, vous pouvez triez ces demandes par ordre d’ancienneté ou par ordre de réception des demandes. Vous pourrez ensuite venir accepter ces demandes, ce qui créera des quarts ouverts ou des remplacements pour les quarts de travail qu’un employé aurait pu avoir durant cette période avant que la vacance soit approuvée.
Une fois que les vacances sont réglées, vous pouvez faire une nouvelle demande à vos employés de donner leurs disponibilités pour toute la saison estivale en incluant une date de début et de fin, et ce, avant une date butoir. Vous pourrez ainsi prendre l’ensemble des disponibilités et créer vos horaires d’été selon vos besoins de main-d’œuvre pour la saison estivale.
Donc, vous mettez une date de fin, vous recevez l’ensemble des changements de disponibilités et vous pourrez les accepter après la réception ou les laisser prendre effet automatiquement. Vous pourrez par la suite aller dans votre horaire, ajuster votre besoin de main-d’œuvre et ajuster l’assignation de vos employés. Si vous avez un horaire récurrent, il serait important de seulement supprimer l’ensemble des quarts durant la saison estivale pour que l’horaire normal recommence automatique en septembre. L’autre option est de seulement modifier les quarts de travail durant les quelques semaines de la saison estivale.
J’espère que ces trucs vous aideront à planifier votre saison estivale et que vous passerez un bel été sans avoir à vous casser la tête à gérer des ressources et des horaires, et ce, grâce à votre utilisation de Voilà!
Merci et bonne fin de semaine.
