Club Gymini : de 40 à 3 heures de gestion des horaires et de la paie

Le Club Gymini est un organisme à but non lucratif (OBNL) sportif de 112 employés répartis dans 6 lieux d’entraînement dans la région de Vaudreuil-Soulanges. Avant Evolia, la gestion des horaires, des remplacements et de la paie reposait sur plusieurs outils qui ne communiquaient pas entre eux.

Résultat: une même information devait être saisie et retranscrite à plusieurs reprises, mobilisant jusqu’à 40 heures de travail par période de paie.

Avec Evolia, Gymini a centralisé sa gestion de la main-d’œuvre, connecté ses horaires à sa paie et simplifié la gestion des remplacements. Le temps consacré à ces tâches est ainsi passé d’environ 40 heures à seulement 3 heures par période de paie.

Une gestion des horaires complexe dans un environnement multi-sites

Fondé en 1978, le Club Gymini a grandi à partir de deux entraîneuses et d’une quarantaine d’athlètes pour devenir un club de sports acrobatiques d’envergure. Aujourd’hui, ses 112 employés sont répartis dans 6 lieux d’entraînement, dont un gymnase principal de plus de 15 000 pi² au Centre Multisports de Vaudreuil-Dorion.

Comme plusieurs OBNL sportifs et organisations multi-sites, Gymini doit composer avec des horaires variables, des entraîneurs répartis sur plusieurs installations, des sessions qui évoluent au fil des saisons et un traitement de la paie aux deux semaines.

Avant Evolia, ces opérations étaient gérées à l’aide de plusieurs outils distincts. Les horaires étaient créés dans Excel, les pointages étaient traités dans une solution de paie séparée et les remplacements étaient coordonnés manuellement.

Chaque changement pouvait donc nécessiter plusieurs interventions : une demande dans Microsoft Forms, une modification dans Excel, puis une mise à jour dans le système de paie. Les entraîneurs devaient également saisir leurs heures, ce qui entraînait son lot d’erreurs et de corrections.

Pour les coordonnateurs, cette gestion représentait l’équivalent d’une journée complète de travail, du temps consacré à l’administration plutôt qu’à l’encadrement des équipes et des athlètes.

Une plateforme pour centraliser les horaires et la paie

L’équipe de Gymini a découvert Evolia grâce à son représentant chez Amilia, un partenaire d’Evolia. L’idée de connecter la gestion des horaires à la paie répondait directement à l’un des principaux enjeux du Club : éliminer les doubles saisies et faire circuler l’information plus efficacement entre ses différents systèmes.

Quatre critères ont particulièrement influencé la décision du Club :

• Un fournisseur québécois et une équipe accessible : pouvoir compter sur de vraies personnes, tant lors de l’implantation qu’au quotidien.
• La connectivité : intégrer les systèmes déjà utilisés par Gymini et éviter les retranscriptions manuelles.
• La simplicité d’utilisation : offrir une expérience intuitive aux entraîneurs, qui travaillent rarement devant un ordinateur.
• Le prix : un dernier élément qui a confirmé la décision.

Un accompagnement humain dès le départ

Le soutien de l’équipe Evolia a commencé avant même la signature.

Lors de l’implantation, Gymini a bénéficié d’un accompagnement et d’une formation adaptés à sa réalité. Depuis, l’équipe Evolia demeure disponible pour répondre aux questions et accompagner le Club au besoin.

Une adoption simple par les employés

L’adoption de la plateforme s’est faite naturellement. L’accès mobile a notamment facilité la transition pour les entraîneurs, qui peuvent consulter leur horaire, demander et consulter leurs congés directement depuis leur téléphone, sans devoir passer par un ordinateur.

La gestion des remplacements a également changé le quotidien des équipes. Ce qui nécessitait auparavant des échanges manuels et plusieurs mises à jour est maintenant géré directement dans la plateforme.

Les résultats : 40 heures de gestion à seulement 3 heures

Le changement le plus marquant est la réduction du temps consacré à la gestion des horaires et de la paie.

Avant Evolia, les trois coordonnateurs consacraient collectivement jusqu’à 35 à 40 heures par période de paie à la gestion des horaires, aux changements, aux corrections et aux tâches administratives connexes.

Aujourd’hui, après la planification initiale des horaires en début de session, chaque coordonnateur y consacre environ 45 minutes à 1 heure par période de paie, soit environ 3 heures pour l’ensemble de l’équipe.

Au-delà du temps économisé, Evolia a permis à Gymini de simplifier l’ensemble de son processus de gestion de la main-d’œuvre : horaires, remplacements, feuilles de temps, paie et comptes de dépenses sont maintenant gérés dans un seul outil intégré.

Une gestion des horaires simplifiée au quotidien

La différence se mesure aussi dans les opérations quotidiennes.

Un entraîneur reçoit son horaire directement sur son téléphone au début de la session. S’il doit s’absenter, il peut gérer son remplacement dans la plateforme. Le superviseur voit la modification et peut la confirmer, tandis que la coordonnatrice n’a plus qu’à approuver les feuilles de temps à la fin de la période.

Même les petits changements sont simplifiés. Si une réunion ou une activité se prolonge, sa durée peut être ajustée directement dans la plateforme et la modification est immédiatement visible par les personnes concernées.

Ce sont ces gains quotidiens, additionnés à l’échelle de 112 employés et de 6 lieux d’entraînement, qui permettent à Gymini de consacrer beaucoup moins de temps à l’administration.

Une gestion de la main-d’œuvre plus simple et plus efficace

En centralisant la gestion des horaires, des remplacements et du temps de travail, Evolia a permis au Club Gymini de réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives et de mieux connecter ses opérations à sa paie.

Pour une organisation sportive multi-sites comme Gymini, le résultat est concret : moins de saisie manuelle, moins d’allers-retours entre les systèmes et plus de temps consacré aux équipes et aux athlètes.

Et pour les organisations qui hésitent encore ?