Vespra Hills Golf Club simplifie la gestion RH de ses différents départements grâce à Evolia.
Mise en contexte
Vespra Hills Golf Club est un club de golf privé en Ontario, réputé pour son magnifique parcours de 27 trous, son atmosphère chaleureuse et familiale, ainsi que sa solide communauté de membres. Fondé et exploité par la famille Frost jusqu’en 2022, il fait maintenant partie de la famille ClubLink, une entreprise qui possède de nombreux terrains de golf et complexes hôteliers.
Le défi : simplifier la complexité organisationnelle liée au terrain de golf
Vespra Hills Golf Club faisait face à des défis importants en matière de planification et de conformité. La gestion manuelle des horaires et de la paie entre plusieurs départements entraînait des incohérences et mobilisait un temps précieux qui aurait pu être consacré aux activités stratégiques du club.
Aussi, l’entreprise doit composer avec des normes provinciales et fédérales en constante évolution, comme le salaire minimum, les heures supplémentaires et les congés fériés, ce qui augmente les risques de non-conformité. Avec une structure complexe comprenant plusieurs départements aux besoins distincts, le club avait besoin d’un système de gestion des horaires flexible, capable de centraliser la planification et de simplifier la gestion quotidienne, tout en offrant une expérience fluide aux employés et aux gestionnaires.
«Evolia nous fait gagner un temps précieux : chaque gestionnaire peut préparer ses horaires à l’avance, les appliquer à plusieurs employés et même laisser l’application remplir automatiquement les quarts selon nos critères. »
La solution : adopter un système de gestion flexible
Confronté à la complexité de la gestion des horaires, de la paie et des obligations légales, Vespra Hills Golf Club avait besoin d’une solution flexible et facile à utiliser, capable de s’adapter aux besoins variés de ses départements.
Le club a choisi Evolia pour la souplesse de sa plateforme, ses options personnalisables et son service de soutien disponible et attentif. Le coût mensuel compétitif et la rapidité de mise en place ont également influencé la décision.
Grâce à Evolia, le club a pu automatiser la création des horaires, faciliter les échanges et les demandes des employés, et assurer la conformité avec les lois provinciales et fédérales. L’application a aussi simplifié la communication interne et permis aux gestionnaires de gagner un temps précieux, qu’ils peuvent désormais consacrer au développement et à l’expérience des membres.
Une implantation fluide pour tous les employés
Chez Vespra Hills Golf Club, bien que plusieurs employés soient plus âgés et moins familiers avec la technologie, ils ont rapidement appris à utiliser Evolia, et ce, sans même avoir recours à tout le soutien technique qui leur était offert. Au besoin, des tutoriels et des présentations ont été fournis et utilisés efficacement.
Tous les gestionnaires de département gagnent beaucoup de temps, car ils peuvent préparer les horaires et tâches à l’avance et les appliquer plusieurs fois à différents employés. L’application peut même remplir automatiquement les horaires selon des critères préétablis. Chaque gestionnaire peut donc utiliser la partie planification de l’application de la manière qui convient le mieux à ses besoins et à ceux de son département.