Étude de cas

Comment le Centre culturel et sportif Regina Assumpta a automatisé la gestion des horaires grâce à Evolia?

Quatre enfants dans un gymnase levant les bras en signe de victoire et exprimant leur joie.
Quatre enfants dans un gymnase levant les bras en signe de victoire et exprimant leur joie.

Introduction

Inauguré en 1998 au sein du Collège Regina Assumpta, le Centre culturel et sportif Regina Assumpta propose à la fois aux élèves et au grand public une variété d’activités sportives et culturelles inclusives pour tous les âges. Le Centre se distingue par ses initiatives novatrices, dont le programme « Enfants en tête », qui offre depuis plusieurs années un accès gratuit à des installations et activités adaptées aux enfants en situation de handicap. Le succès continu du Centre repose sur l’amélioration constante de ses services, l’intégration de technologies avancées et une large gamme d’activités, incluant des cours de musique, des expositions artistiques et des installations sportives modernes.

Le défi

En raison de son achalandage élevé et de la diversité des activités offertes, le Centre culturel et sportif Regina Assumpta devait moderniser ses pratiques de gestion de main-d’œuvre afin d’économiser du temps, d’alléger la charge administrative et de fournir à ses équipes des outils pour gagner en efficacité et s’épanouir dans leur travail. 

La gestion des horaires se faisait manuellement via Excel, nécessitant des mises à jour fréquentes et de nombreuses vérifications. Les remplacements, quant à eux, étaient coordonnés par courriel ou messagerie, un processus long et souvent inefficace, surtout en cas d’absence ou de changement de dernière minute. 

Le Centre devait trouver une solution flexible et adaptée à la réalité de ses opérations, capable de répondre à une variété de besoins. Parmi les éléments essentiels : 

  • une gestion centralisée des horaires et présences en temps réel, 
  • la prise en charge de plusieurs types de postes avec des niveaux d’accès distincts, 
  • la création automatique de feuilles de temps,
  • un outil de communication interne intégré,
  • une application mobile conviviale pour les employés.

 “Plus de 85 % de nos employés ont constaté une amélioration directe de leur efficacité et de leur gestion du temps depuis l’implantation d’Evolia.”

Le Centre culturel et sportif Regina Assumpta

La solution

L’implantation d’Evolia a permis de surmonter les différents défis de gestion du Centre en offrant à ses gestionnaires une solution flexible et robuste, adaptée à leur réalité. Cette transition a modernisé la gestion des employés, automatisé la création des horaires, accéléré la gestion des remplacements et le suivi des feuilles de temps, remplaçant les processus manuels coûteux en temps.

Evolia a aussi simplifié les communications et la coordination des équipes en remplaçant la liste de rappel téléphonique. L’interface conviviale fluidifie la planification, diminue les erreurs administratives et permet aux gestionnaires de consacrer plus de temps à leurs équipes et aux membres du Centre, qui sont leur priorité.

Les gestionnaires ont ainsi libéré un temps précieux, les employés sont plus engagés dans leur travail et l’intégration des nouveaux membres se fait désormais de manière plus rapide et efficace.

 “Lors d’une situation imprévue, plusieurs quarts ont dû être ouverts à la dernière minute. Avec Evolia, on a pu réagir instantanément en ajustant les horaires en quelques clics, ce qui a permis d’assigner des employés qualifiés pour les postes sans délai.”

Le Centre culturel et sportif Regina Assumpta
FAQ

L’implantation d’Evolia s’est déroulée facilement et sans enjeu. La transition a été rapide et l’interface intuitive a facilité la prise en main par les employés et les gestionnaires. Grâce à l’accompagnement offert et à la simplicité du système, nous avons pu intégrer Evolia sans difficulté, ce qui a permis une adoption rapide et efficace au sein de notre équipe.

L’implantation d’Evolia s’est faite sans difficulté pour nos employés. Ils apprécient particulièrement la centralisation des ressources et la simplification de leurs activités courantes. En comparaison avec les anciennes pratiques, l’application facilite l’accès à l’information, diminue le stress lié aux tâches administratives et bonifie le travail d’équipe entre les différents services.

Depuis l’implantation d’Evolia, la gestion des horaires est devenue beaucoup plus simple et centralisée. Les employés peuvent consulter leur horaire en temps réel, soumettre leurs demandes de remplacement directement via la plateforme et obtenir des réponses rapidement. Cela nous a permis d’économiser un temps précieux, de réduire les erreurs administratives et d’améliorer la communication, tant entre les employés qu’avec les gestionnaires.

Evolia a transformé la gestion de nos horaires et de nos employés. J’ai réussi à automatiser une grande partie de nos processus, comme la création des horaires, la gestion des remplacements et même la gestion des feuilles de temps et des listes téléphoniques. Cela m’a permis de gagner énormément de temps et d’éviter les erreurs liées à la paperasse.