Étude de cas

Comment Autiste & Majeur a transformé la gestion de ses bénévoles avec Evolia?

Une femme, un homme et un jeune homme posent ensemble à l’extérieur, devant un arrière-plan verdoyant.
Une femme, un homme et un jeune homme posent ensemble à l’extérieur, devant un arrière-plan verdoyant.

Introduction

Fondée en 2019 par Sophie Prégent et Charles Lafortune, Autiste & majeur a comme mission de sensibiliser, inspirer et faire progresser l’inclusion sociale des adultes autistes au Québec.

L’organisme repose sur trois piliers fondamentaux : la coopération, l’engagement et l’inclusion. Ces valeurs guident chacune de leurs initiatives, dont l’une des plus mobilisatrices est leur participation à la campagne du Biscuit Sourire de Tim Hortons.

Chaque année, pendant une semaine complète, ce sont 117 restaurants Tim Hortons de la grande région de Montréal qui font appel à Autiste & majeur pour mobiliser des bénévoles chargés de préparer et décorer les biscuits. Afin de mieux planifier et coordonner cet effort à grande échelle, l’équipe cherchait une solution simple et efficace pour gérer ses bénévoles.

 

Le défi

La coordination des 200 bénévoles répartis dans 117 restaurants Tim Hortons se faisait autrefois à l’aide de courriels, de textos et de fichiers Google. Avec autant de points de service et de quarts à couvrir, cette méthode est vite devenue ingérable. La moindre modification demandait des suivis manuels, et le risque d’erreurs et la confusion augmentait à mesure que la campagne avançait.

Pour l’équipe d’Autiste & Majeur, le défi était clair : trouver rapidement une solution pour gagner en efficacité et éviter les pertes de temps. Gérer les disponibilités de centaines de bénévoles, répartir les présences selon les besoins de chaque succursale, et assigner les bonnes personnes aux bons endroits — tout cela nécessitait un outil structuré, accessible et intuitif.

 “ Avec Evolia, tout est plus rapide, plus clair et il y a surtout beaucoup moins d’erreurs. On passe moins de temps sur la logistique, ce qui nous permet de nous concentrer sur ce qui compte vraiment. ”

La solution

Pour faire face à ce défi de taille, l’équipe d’Autiste & Majeur est entrée en contact avec Evolia afin d’évaluer si la plateforme pouvait répondre à tous leurs besoins. Rapidement, il est devenu évident qu’une solution centralisée et accessible comme Evolia allait transformer leur manière de faire.

Aujourd’hui, les bénévoles peuvent s’inscrire eux-mêmes, choisir leur succursale et leurs quart, et recevoir une confirmation automatiquement. Grâce à l’affichage en temps réel des quarts de bénévolat disponibles, ils peuvent facilement repérer les quarts encore ouverts et choisir leur horaire. La plateforme s’occupe de gérer les remplacements de dernière minute, ce qui allège considérablement la charge de travail de l’équipe. Résultat : tout le processus est devenu fluide, clair et autonome, et l’expérience est grandement apprécié par les bénévoles.

 “L’équipe derrière Evolia est professionnelle, disponible et à l’écoute, ce qui rend l’expérience encore plus agréable.”

FAQ

La réponse de nos bénévoles a été très positive! L’interface est intuitive, et chaque étape est simple à suivre. Comparativement à nos anciennes méthodes — Google Forms, courriels, tableaux Excel — les bénévoles apprécient particulièrement la facilité d’inscription et la rapidité avec laquelle ils reçoivent leur confirmation.

Nous cherchions une solution capable de nous faire gagner en efficacité, de centraliser toutes les informations et de nous libérer des tâches répétitives qu’on pouvait automatiser — comme les assignations aux quarts, les rappels, la gestion des horaires et les confirmations. Evolia répondait parfaitement à ces besoins. C’est une plateforme simple, intuitive et parfaitement adaptée à la réalité d’un petit organisme comme le nôtre, qui doit pourtant gérer des mobilisations de grande envergure.

L’implantation s’est très bien déroulée! Dès le départ, nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement. La plateforme est intuitive et simple à utiliser, tant pour notre équipe de gestion que pour les bénévoles. L’intégration s’est faite rapidement et sans aucune complication.