Le Chaînon simplifie le traitement de la paie et gagne en efficacité grâce à Evolia?
Introduction
- 140 employées et 561 stagiaires et bénévoles
- 115 unités de logement, 140 de prévu pour 2025
- Aide jusqu’à 165 femmes à la fois avec l’hébergement et le soutien nécessaires
La plupart d’entre nous vivent des moments difficiles dans nos vies. Dans les zones urbaines comme Montréal où le coût de la vie est particulièrement élevé, les femmes peuvent être particulièrement vulnérables et avoir besoin d’un soutien inconditionnel et sans jugement.
Le Chaînon est une fondation à but non lucratif qui gère trois maisons d’hébergement, un centre de dons et deux magasins. Depuis 1932, Le Chaînon offre un hébergement, du réconfort et de la sécurité aux femmes dans le besoin, que ce soit pour une nuit, un séjour de courte durée ou pendant la transition vers une vie meilleure. Certaines femmes qui reçoivent du soutien et de l’aide de la fondation vivent dans la communauté et restent en contact avec le personnel de la maison d’hébergement. Prendre soin de jusqu’à 165 femmes nécessite un travail d’équipe et l’empathie de nombreuses personnes qui possèdent une combinaison de compétences professionnelles et d’expériences de vie. Le Chaînon s’agrandit pour répondre aux besoins des femmes de tout le Québec. Une gestion efficace des ressources humaines est vitale pour accomplir leur mission d’accueillir les femmes en difficulté, de façon inconditionnelle et sans jugement.
Le défi
Les employés du Chaînon possèdent un ensemble de compétences très diversifiés et évolutives, et ils offrent du soutien 24h/24 et 7j/7 tout au long de l’année. En tant que maison d’hébergement pour femmes à but non lucratif, Le Chaînon doit être sélectif quant aux personnes qu’il emploie, cependant, il dispose de ressources limitées pour répondre aux besoins de nombreuses personnes.
Chaque rôle, du service alimentaire aux conseillers en passant par les coordinateurs, doit être occupé par quelqu’un qui souhaite faire une différence directement et possède une certaine sensibilité pour travailler au Chaînon. La directrice des ressources humaines, Geneviève Lavigueur, et ses collègues, avaient du mal à gérer manuellement les horaires à l’aide de plusieurs feuilles de calcul Excel. La saisie des donnés de tant de feuilles de présence devenait de plus en plus difficile et sujette à des erreurs.
Le Chaînon avait besoin d’une solution abordable, sécurisée et facile à utiliser pour la paie et la gestion des horaires des employés. Une solution pouvant s’intégrer avec les systèmes de gestion des ressources humaines Folks HR et de paie Nethris. L’organisme avait besoin d’un logiciel facile à utiliser pour tous, les jeunes travailleurs sociaux habitués à travailler avec des applications numériques, mais aussi le reste de l’équipe.
“Outre le fait d’économiser beaucoup de temps, il y a beaucoup moins d’erreurs dans les feuilles de présence et la paie. Cela me permet de me concentrer sur d’autres projets et d’être plus efficace et productive. La liste de rappel est également un gros avantage, compte tenu du fait que nous faisions tout sur papier ou sur Excel auparavant.”
La solution
Le Chaînon a discuté avec des clients existants d’Evolia et a exploré nos fonctionnalités d’auto-gestion des horaires et de gestion des absences et du temps avec notre équipe.
Lors de l’intégration de nouveaux employés pendant les années 2023-24, la fondation a constaté des avantages significatifs, tels que :
- Geneviève et ses collègues coordinateurs RH gagnent une journée complète de travail administratif toutes les deux semaines. Ils ont réduit leur temps de traitement de la paie d’une journée complète à une heure.
- Ils peuvent établir des plans de répartition du personnel plusieurs mois à l’avance et allouer leur budget en conséquence.
- Les demandes de congés, les remplacements et la communication interne « Appel à Tous » sont simplifiés et améliorés.
- La diminution des difficultés liées à la gestion d’une équipe diverse soutenant le bien-être d’une communauté vulnérable ayant des besoins psychosociaux encore plus divers.
Geneviève est convaincue qu’avec Evolia les gains en efficacité offriront un bon retour sur investissement dans le court à moyen terme. L’efficacité est précieuse pour l’équipe RH du Chaînon qui doit s’assurer d’avoir le personnel nécessaire pour offrir un soutien et de l’hébergement aux femmes en situation de vulnérabilité. La simplification de la paie les aide à se concentrer sur des responsabilités essentielles tel qu’apporter un appui à leur personnel.