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La Société zoologique de Granby œuvre depuis plus de 70 ans à la protection de la faune. Sa mission, « Agir pour préserver le monde animal », guide ses activités de conservation, d'éducation, de sensibilisation et de bien-être animal.
Ce qui a commencé dans les années 1940 comme le projet d'un passionné d'animaux prend officiellement de l'ampleur en 1953, avec l'installation du Zoo sur un terrain de 60 acres et la création de la Société zoologique de Granby. En 70 ans, l'organisation a accueilli plus de 30 millions de visiteurs et est passée d'une petite ménagerie à une importante institution zoologique et touristique.
Aujourd'hui, plus de 25 % des animaux hébergés au Zoo appartiennent à des espèces ayant un statut d'espèce menacée dans la nature, et l'organisme accueille près de 600 000 visiteurs par année. La qualité de ses pratiques est reconnue par plusieurs accréditations internationales, notamment celles de l'Association of Zoos and Aquariums et de la World Association of Zoos and Aquariums.
Le Zoo de Granby est aussi un employeur d'importance dans sa région. Au plus fort de ses activités, il compte entre 800 et 900 employés répartis dans plusieurs départements et secteurs d'activité. Certains travaillent toute l'année, d'autres occupent des emplois saisonniers. Cette réalité crée un environnement de gestion particulièrement dynamique, en matière d'horaires, de mobilité de la main-d'œuvre et de traitement de la paie.
Le défi à relever
Avant Evolia, le Zoo utilisait un système intégré regroupant les horaires, la saisie du temps et le traitement de la paie. L'administration de la plateforme et certains processus liés au traitement de la paie répondaient toutefois mal à la réalité opérationnelle de l'organisation.
Les horaires étaient préparés dans Excel, puis importés dans l'application. Lorsqu'un changement survenait par la suite, les gestionnaires n'avaient pas toujours le réflexe de mettre l'horaire à jour immédiatement dans le système. Des écarts apparaissaient alors entre l'horaire planifié, les heures réellement travaillées et les données devant être traitées à la paie.
Les principaux défis étaient donc d'assurer un transfert fiable des heures travaillées vers la paie, de réduire les manipulations manuelles et les risques d'erreur, tout en offrant davantage de flexibilité dans la gestion et la visibilité des horaires.
La structure de l'organisation ajoute un niveau de complexité important. Plusieurs départements, des employés annuels et saisonniers, différents types d'horaires et une mobilité importante de certains employés entre les départements. Il fallait une solution capable de suivre cette réalité tout en maintenant une information fiable pour la paie.
Avec un volume pouvant atteindre près de 900 employés en haute saison, la gestion des horaires et la validation du temps accaparaient les gestionnaires comme l'équipe administrative. Certaines étapes exigeaient des interventions qui auraient pu être évitées.
Une solution locale et adaptée
L'implantation s'est faite en deux temps, ce qui a permis d'établir solidement les processus de gestion du temps avant d'aborder le volet paie.
Evolia pour les horaires, le temps et les congés
Evolia a d'abord été implanté pour centraliser la gestion des horaires, les demandes de congés, les poinçons et l'approbation du temps dans une même plateforme accessible aux gestionnaires.
L'objectif était d'offrir aux gestionnaires un seul endroit où gérer l'information liée à leurs employés, et de donner aux employés un accès simple et mobile à leur horaire, avec une information mise à jour en temps réel lorsque des changements sont apportés.
La flexibilité pesait lourd dans la décision. Selon les besoins opérationnels, certains employés du Zoo peuvent travailler dans différents départements. Evolia permet de gérer cette mobilité et d'obtenir une meilleure visibilité sur l'affectation de la main-d'œuvre.
Employeur D pour le traitement de la paie
Environ un an après l'implantation d'Evolia, le Zoo a entrepris la recherche d'une nouvelle solution de paie capable de communiquer efficacement avec la plateforme en place. L'objectif était de réduire le temps consacré à l'administration du système de paie, d'automatiser davantage les processus et de limiter les manipulations manuelles de données.
Employeur D, la plateforme de paie et de RH de Desjardins, répondait à ces besoins. Elle facilite l'entrée des données lors des périodes d'embauche massive et permet de planifier certaines modifications à la paie à l'avance, plutôt que de devoir les effectuer uniquement au moment du traitement. Un avantage déterminant dans un contexte où le volume d'embauches et de changements grimpe fortement à chaque saison.
Une intégration qui fait circuler l'information dans les deux sens
« C'était un élément crucial dans notre décision. Plus les données peuvent circuler automatiquement entre les deux plateformes, moins nous avons à les manipuler manuellement, ce qui représente à la fois un gain de temps et une diminution du risque d'erreur. »
L'intégration entre Evolia et Employeur D fait circuler automatiquement plusieurs informations entre les deux systèmes :
- les heures travaillées, les primes, le temps supplémentaire et les congés, transférés vers la paie par API;
- les soldes de congés, mis à jour dans Evolia après le traitement de la paie;
- certains changements liés aux occupations des employés, particulièrement utiles quand une personne change d'affectation ou travaille dans plusieurs départements.
Les gestionnaires peuvent ainsi consulter des soldes de congés actualisés au moment d'évaluer une demande, en tenant compte des congés déjà approuvés. L'information demeure cohérente entre la gestion opérationnelle et la paie.
Les résultats
Le premier gain est celui de l'autonomie. Les gestionnaires créent et ajustent désormais leurs horaires directement, effectuent les modifications nécessaires et approuvent le temps de leurs équipes. L'équipe administrative n'a plus à intervenir de la même façon dans le processus courant, et l'information se met à jour plus rapidement.
Du côté des employés, l'application mobile permet de consulter l'horaire en temps réel, peu importe où l'on se trouve, de voir rapidement les changements et de soumettre différentes demandes. Une accessibilité qui compte dans un milieu où plusieurs personnes ont des horaires variables et saisonniers.
| Processus | Avant | Aujourd'hui |
|---|---|---|
| Préparation des horaires | Montés dans Excel, puis importés dans le système | Créés et ajustés directement par les gestionnaires dans Evolia |
| Temps administratif lié aux horaires | Une demi-journée à une journée par semaine | Gestionnaires autonomes, jusqu'à une demi-journée économisée par semaine dans certains départements |
| Traitement de la paie | Environ deux jours et demi par période | Moins de deux jours par période |
| Transfert des heures vers la paie | Manipulations manuelles et risques d'écart | Heures, primes, temps supplémentaire et congés transférés par API |
| Soldes de congés | Consultés séparément | Mis à jour dans Evolia après le traitement de la paie |
Au-delà du temps économisé, le travail de paie est mieux réparti tout au long de la période plutôt que concentré au moment du traitement. Les modifications se préparent en amont, ce qui réduit les interventions nécessaires le jour venu.
« L'un des plus grands bénéfices est la flexibilité dans la gestion de notre main-d'œuvre. La synchronisation nous permet de conserver cette flexibilité tout en nous assurant que les heures, les affectations et les différentes particularités nécessaires au traitement de la paie suivent l'employé. »
Dans une organisation qui atteint près de 900 employés en haute saison, les bénéfices ne se mesurent pas uniquement en heures. La réduction de la double saisie, l'autonomie des gestionnaires, la fiabilité des données et la capacité d'absorber un volume important de mouvements de personnel comptent tout autant.
Une situation marquante
La mobilité des employés entre les départements illustre bien la valeur de l'intégration. En période de fort achalandage, le Zoo doit pouvoir déplacer rapidement certaines ressources pour répondre aux besoins opérationnels. Un employé peut donc accumuler des heures dans différents départements au cours d'une même période de paie.
Grâce à Evolia, ces heures sont associées aux bonnes affectations et approuvées directement par les gestionnaires concernés. Les informations nécessaires sont ensuite transférées vers Employeur D pour le traitement de la paie.
Résultat : sans cette intégration, ces mouvements exigeraient davantage de suivis et de manipulations manuelles. Le fait que l'information suive l'employé d'une plateforme à l'autre représente un gain d'efficacité important et contribue à réduire les risques d'erreur.
Connecter horaires et paie pour gagner en autonomie
La gestion des horaires et le traitement de la paie s'alimentent mutuellement. Tant que les deux systèmes restent séparés, quelqu'un doit transporter l'information de l'un à l'autre, valider les écarts et corriger après coup.
« L'intégration d'Evolia et d'Employeur D nous permet de gérer une réalité opérationnelle complexe avec beaucoup plus de flexibilité et d'autonomie, tout en réduisant les manipulations administratives et les risques d'erreur entre la gestion du temps et la paie. »
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